Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS)

Algemene vragen

• Wat als ik mijn login of paswoord vergeten ben?

  Wanneer vijf keer een verkeerd wachtwoord wordt ingegeven, wordt de FMIS-account gedeactiveerd. Op dat moment kan enkel een beheerder van het FMIS de account reactiveren. Stuur een mail naar fmis@g-o.be met deze vraag, deze mailbox wordt zo goed als dagelijks nagekeken.

  Om een wachttijd te vermijden, kan door een aantal gebruikers al zelf een ander wachtwoord opgevraagd worden (niet door deze waar de beveiliging van de mailbox de e-mail die wordt verzonden vanuit het FMIS al eens zal openen ter controle). Dit kan via een knop die terug te vinden is op de inlogpagina van het webportaal of in de apps.

  Indien je deze automatische procedure zal proberen en je krijgt na op de link in de e-mail te klikken een bericht ‘link is niet meer geldig’ dan ben je niet bij de groep gelukkigen die hiervan gebruik kunnen maken en dien je alsnog langs te gaan bij de beheerder voor een reset van jouw wachtwoord.

  De knoppen naar deze procedure zijn vervolgens terug te vinden 

  Via het webportaal:

  

  Via de apps (na het ingeven van de gebruikersnaam en een klik op ‘Next’ onderaan):

  

   

  

   

  Versie: 11/2023

• Waar vind ik de TEMP schijf terug in het GO! FMIS?

  Ga naar de serveromgeving van het FMIS, open de module "TEMP". 

  

   

   

   

  Daar is deze schijf zichtbaar, samen met jouw eigen mappenstructuur als netwerkschijf.

  Versie: 11/2023

• Hoe doe ik een melding in GO! Fixit?

  Ga naar het GO! FMIS webportaal of de mobiele applicatie ‘Mobile Service Request’ en login met jouw ID en wachtwoord.

  Via het webportaal:

  Open de Helpdesk module door te klikken op "Nieuwe melding".

  

  Er zal een nieuw scherm openen waar we links het juiste sjabloon selecteren:

  

  1. Kies jouw onderwerp

  2. Vul alle verdere gegevens in

  3. Voeg eventueel bijlagen toe

  4. Bevestig via "Melding boeken" onderaan 

   

  Via de mobiele applicatie MSR:

  Je kiest om een nieuwe melding aan te maken via de volgende knop bovenaan het scherm: 

  

  En we kiezen dan het juiste sjabloon:

  

  En vervolgens vullen een identieke set aan velden in als in het webportaal om vervolgens de melding te boeken in het systeem.

   

  Versie: 11/2023

Monitoring​

• Waar vind ik de geplande gebouwen bij splitsing of samenvoeging in het FMIS?

  Als in kader van het project monitoring een gebouw gesplitst moet worden, of als er gebouwen samengevoegd moeten worden, dan krijgen die gebouwen een aparte status in het FMIS.

  De nieuwe gebouwen staan in "geplande status" zolang de verdiepingsplannen nog niet zijn aangepast. Ook het oude gebouw blijft in het FMIS staan als "te splitsen" of "samen te voegen", zolang de verdiepingen niet zijn uitgesplitst.

  De resultaten van de monitoring moeten ingebracht worden bij de nieuwe gebouwen, voor het oorspronkelijke gebouw blijft de Monitoring fiche leeg.

  In het FMIS kan je die in de boomstructuur terugvinden in oranje.  Als je de geplande sites/gebouwen/… niet zou zien, moet je bovenaan op knop ‘Geplande items weergeven’ klikken om deze zichtbaar te maken binnen de structuur.

  In het webportaal zijn deze geplande gebouwen nooit zichtbaar.

  

• Hoe sla ik een vooraanzicht foto op voor een gebouw in het FMIS?

  Via de Navigator (MCS Desktop applicatie) binnen de Parallels server omgeving kunnen we het detailscherm van een gebouw openen door deze op te zoeken in de boomstructuur en met de muis rechts te klikken hierop en te kiezen voor ‘Eigenschappen’:

  

  Vervolgens opent het eigenschappenvenster van het gebouw, in het menulint rechts is er een knop met een portretfoto icoon op terug te vinden als voorlaatste onderaan: 

  

  De onderste knop in deze reeks gaan we later gebruiken om de foto ook als algemene bijlage toe te voegen.

   

  Wanneer we op deze knop drukken verschijnt er een pop-up waar we de ‘standaard foto’ kunnen beheren van het gebouw. (Dit is de foto die in het webportaal zal worden weergegeven):

  

  We kunnen in dit scherm een extra foto toevoegen dmv de knop (1), er kan er slechts één als ‘Standaardafbeelding’ worden geselecteerd en deze zal in het webportaal worden weergegeven. Met de knop (2) kunnen we een bestaande foto verwijderen en met de knop (3) kunnen we de foto opladen en vervangen door een nieuwe versie.

  Wanneer we bovenaan voor het tabblad ‘Miniatuur’ kiezen dan kunnen we de opgeladen foto nog bewerken om de weergave te verbeteren. We controleren hier of de weergave een duidelijk beeld geeft van de voorgevel van dit gebouw.

  Vervolgens gaan we dezelfde foto nog eens toevoegen als bijlage, we klikken in het menu lint aan de rechterkant op de onderste knop, wanneer er nog geen bijlage is toegevoegd zal het een ‘paperclip’  icoontje zijn op deze knop:   , wanneer er wel al bijlagen zijn toegevoegd zal er een ‘post-it’  als icoontje te zien zijn: . Na het klikken op deze knop zal er een pop-up scherm verschijnen waar al da niet al bijlagen in de lijst te zien zullen zijn: 

  

  Hier beschikken we over de opties om een bestand toe te voegen (1), te verwijderen na selectie in de lijst (2) en op te slaan nadat we een bestand hebben toegevoegd (3).

  Na het toevoegen via knop (1) kunnen we op posititie (4) het type bestand selecteren, binnen deze context kiezen we steeds voor ‘vooraanzicht’ en via de knop (5) kunnen we het bestand gaan selecteren en opladen in deze lijst van bijlagen.

   

  Als alles goed verwerkt is zie je in het eigenschappenvenster nu geen knop met paperclipje meer, maar een knop met een post-itje als gevolg van de eerste bijlage toe te voegen.

  We letten er bij beide foto’s op dat we een versie opladen waarvan de horizon oriëntatie  overeenstemt met het werkelijke beeld. Met andere woorden, de lucht bovenaan en de aarde onderaan met een horizontale horizonlijn.

  Op deze manier is de goede weergave binnen onze verschillende applicaties (FMIS & ArcGIS) gegarandeerd.

   

  Versie: 11/2023

Het GO! Patrimonium in het FMIS

• Hoe kan ik als infrastructuurverantwoordelijke van de SGR de roepnaam of eigenschappen van lokalen, gebouwen, domeinen aanpassen in het GO! FMIS?

  Start de MCS Desktop applicatie binnen de FMIS Parallels serveromgeving:

  

  Ga in de 'Navigator' op de locatie staan waar je wijzigingen wilt in aanbrengen.

  Klik rechts en selecteer in het menu voor 'Eigenschappen': 

  

  Vervolgens zal het detailscherm openen van dit object: 

  

  Standaard opent het tabblad 'Algemeen' zich, hier vinden we het veld 'Beschrijving' terug, dit is het veld waar we de roepnaam van het object zullen invullen, in dit voorbeeld is het object een lokaal. 

  

  Voor een lokaal is er het veld 'Lokaalcategorie' wat eventueel kan worden aangepast aan de huidige situatie, we klikken op het vierkantje rechts in dit veld om een selectiekeuzelijst te verkrijgen, we wissen de huidige geselecteerde waarde en drukken op enter om de volledige keuzelijst te verkrijgen: 

  

  We selecteren de correcte waarde uit deze lijst en bevestigen met de knop ‘OK’ onderaan (we kunnen in deze lijst ook gaan sorteren of filteren via de hoofdingen van de tabel). Vervolgens slaan we de aangepaste waarde op in het lokaal object via het groene vinkje in het menulint rechts op het scherm.

  Binnen het tabblad ‘Details’ vinden we nog bijkomende gegevens terug per object. Dit zijn meer specifieke gegevens die per object afzonderlijk zijn bepaald. De overige tabbladen bevatten bijkomende informatie die beperkt interessant kan zijn.

   

  Versie: 11/2023

• Hoe kan ik de benaming van mijn lokalen laten aanpassen in het GO! FMIS?

  Het toevoegen van jouw eigen lokaalnummering of lokaalbenaming aan het FMIS, gebeurt altijd in samenspraak met de infrastructuurverantwoordelijke van jouw scholengroep. 

  Via de beheerder van het FMIS bij de centrale diensten kan je een Excel overzicht verkrijgen van alle lokalen van jouw schoolgroep, in het veld "Beschrijving/Description" wordt de eigen benaming of nummering toegevoegd. De beheerder kan dit bestand dan importeren in het FMIS om deze gegevens op te nemen in de databank.

  Stap 1 : Gebruik het webportaal of de Parallels serveromgeving om de nummering van het FMIS van de lokalen waar te nemen via de planweergave van de betreffende verdieping, 

  Stap 2 : Vul in de Excel de roepnaam in bij het juiste lokaal volgens de nummering op de plannen van de verdieping.

  Stap 3: Bezorg de ingevulde Excel terug aan de beheerder van het FMIS.

  ! Opgelet: Wijzig nooit iets aan de samenstelling van de tabel of de volgorde van de kolommen. Vul in het Excel document jouw eigen lokaalnummering of lokaalbenaming toe in de LEGE KOLOM "Beschrijving/Description".

   

• Hoe filter ik een overzicht en exporteer ik een overzicht naar excel in het GO! FMIS webportaal?

  1.Hoe filter ik een overzicht en exporteer ik het naar Excel? 

  

  Binnen elk overzicht in het webportaal zien we identieke opties terugkomen, zoals te zien in bovenstaande afbeelding. We hebben enkele opties om binnen dit overzicht te gaan filteren tot een zo klein mogelijke verzameling en deze vervolgens te gaan exporteren naar een Excel bestand.

  We kunnen eerst gaan filteren op één specifiek veld met een exacte waarde of een deelwaarde waarop gefilterd zal worden, we doen dit dmv (1) in de hoofding van deze kolom de waarde in te geven en op enter te drukken.

  We kunnen ook de kolommen aflopend of oplopend gaan sorteren dmv op de hoofding van de kolom te klikken op het zwarte pijltje, er zal vervolgens een menu openen zoals te zien op de bovenstaande afbeelding (2).

  We kunnen evenzeer een meer complexe filter maken dmv verschillende kolomfilters te combineren. We kunnen dit via het menu (3) bovenaan met de filtericonen:   We komen dan in een filteromgeving terecht waar we ook nog meer gegevens kunnen selecteren dan enkel deze die standaard in het overzicht beschikbaar waren.

   

  2.Extra kolommen toevoegen met bestaande informatie van objecten?

  De tweede optie is het instellen van de beschikbare kolommen. De standaard weergave zoals je die nu ziet bij bv. de meldingen is maar een fractie van de informatie die beschikbaar is. Deze functionaliteit bereiken we via het volgende icoontje boven het overzicht:  

  

  Wanneer we hierop klikken zal er een detailscherm openen waar we links de beschikbare velden terugvinden en rechts de momenteel weergegeven velden en hun volgorde van weergave. We kunnen hier velden toevoegen of verwijderen en verschuiven in de volgorde. Een goede kennis van de gebruikte velden en samenhang van deze velden kan helpen om hier vlot aanpassingen in te kunnen doen, vraag gerust wat hulp aan de beheerder van dit systeem indien je hier in wil gaan aanpassen. De beheerder kan de standaard weer te geven velden in sommige gevallen ook definitief aanpassen.

  

• Hoe vind ik een overzicht terug van mijn lokalen, gebouwen, domeinen,....in het GO! FMIS webportaal?

  Via de ‘Space Explorer’ module binnen het webportaal van het FMIS kiezen we voor ‘Geavanceerd zoeken’ en we selecteren het type object waar we interesse in hebben zodat rechts hiervan al een standaard overzicht zal openen:
  

  Vervolgens kunnen we via het menu ‘Overzicht’ en ‘Algemeen’ een korte lijst zien van beschikbare overzichten over het geselecteerde object, we selecteren een overzicht en kunnen dan nog verder gaan filteren, sorteren en exporteren naar Excel indien gewenst.

  We kunnen voor elk overzicht dit instellen als ‘standaard overzicht’ via de volgende selectie in het menu van de overzichten:  

  

  Zo zal dit overzicht de volgende keer standaard worden geopend wanneer je in het ‘Geavanceerd zoeken’ menu op dit specifieke object (‘Gebouw’ in het voorbeeld) zal klikken.

De plannen in het GO! FMIS

• Hoe kan ik snel een plan afladen in DXF formaat vanuit het FMIS?

  Binnen de MCS Desktop applicatie op de Parallels server van het FMIS vinden we de Navigator terug (deze start op na het inloggen):

  Selecteer in de boomstructuur van locaties binnen de ‘Navigator’ (deze opent automatisch bij het opstarten) de verdieping en klik rechts, kies voor "Tekening tonen":

  

  Klik bovenaan in het lint op het blauw bolletje met witte pijl om te exporteren.

  

  Eerst krijgen we de DXF opties te zien waar we enkel rechts onderaan in het gele gedeelte een aanpassing doen naar de waarde in de screenshot:

  

  Dan selecteren we onderaan het mapje om zo een locatie te selecteren om de export op te slaan: 

  We kunnen hier kiezen om het bestand rechtstreeks op onze eigen computer op te slaan via de netwerkschijf en aan het bestand een bestandsnaam te geven en op OK te klikken.

  We kunnen ook kiezen om te exporteer naar de TEMP-schijf van de Parallels server, echter moeten we het hierna dan nog gaan kopiëren naar onze eigen computer. Deze uitleg kan je terugvinden in de FAQ: ‘Waar vind ik de TEMP schijf terug binnen het FMIS?’.

   

  Versie: 11/2023

• Als ik een plan bekijk mis ik visuele elementen, hoe los ik dat op?

  Het is mogelijk om verschillende tekeningenthema's op te roepen bij een tekening, met gerelateerde legende. Momenteel zijn er een beperkt aantal tekeningenthema's beschikbaar. Standaard wordt een tekening getoond in tekeningenthema "01_Lok catgrp (std)". In dit thema wordt de lokaalnummer, lokaalhoogte en lokaal categoriegroep weergegeven, samen met een vlekkenplan dat de lokaalcategoriegroepen weergeeft.  Dit thema is van toepassing voor de verdiepingsplannen. Domeinplannen moeten getoond worden in tekeningenthema "50_Domeinplan".

  Wisselen tussen de verschillende tekeningenthema's kan je door boven de tekening in het lint het drop-down menu te openen met de verschillende thema's en te kiezen voor het juiste thema.

  In het webportaal ziet dat er als volgt uit:

  

  In de MCS Desktop applicatie binnen de Parallels serveromgeving kan je deze instelling ook terugvinden:

  

   

  Versie: 11/2023

Flexible Report

• Wat zijn de basisopties bij een Flexible Reporting document?

  Ga naar Flexible Report en open een document door dubbel te klikken op het document.

  

  Aan de linkerkant van het scherm (cijfer 1) kan je de navigatiestructuur tussen tabbladen tonen via het tweede icoontje , via het voorlaatste icoontje kan je een keuze menu openen als dat voorzien is in het rapport.

  Bovenaan in het lint is een knop voorzien waarmee je het rapport kan exporteren naar Excel (cijfer 2).

  Onderaan (cijfer 3) kan je binnen een rapport bladeren tussen de verschillende pagina's en kan je de gegevens vernieuwen. Je kan daar ook zien wanneer de gegevens de laatste keer werden opgehaald uit het FMIS.