Registratie van klachten is verplicht. Alle gegevens die moeten geregistreerd worden, staan opgesomd in de omzendbrief van de Vlaamse regering van 25 april 2014 (leidraad voor de organisatie van het klachtenmanagement). Een registratieformulier is dus een noodzakelijk hulpmiddel.

Het algemeen principe is dat klachten worden geregistreerd waar ze worden behandeld.

Alleszins op het niveau van de scholengroep moeten klachten geregistreerd worden. Zo kan hierover ook gerapporteerd worden.

Over klachten die onmiddellijk door de directeurs op een informele wijze worden afgehandeld, hoeft niet te worden gerapporteerd. Maar ook op schoolniveau kan registreren wel handig zijn om zo de communicatie met de ouders op te volgen en bij te houden.

Voor de registratie van klachten kun je gebruikmaken van het klachtenformulier (hieronder) zodat je het verloop van de klachtenbehandeling gemakkelijk kunt opvolgen. Het klachtenformulier vermeldt alle gegevens die je verplicht moet bijhouden voor rapportering. Bovendien zorgt het formulier voor uniformiteit die later bij de verwerking en analyse van de gegevens goed van pas komt. De informatie wordt toegankelijker en overzichtelijker. Als altijd dezelfde gegevens worden geregistreerd, kan men betrouwbare statistieken, vergelijkingen maken die nuttige managementinformatie opleveren. Wij bevelen het gebruik van dit formulier dan ook warm aan.

Nog een tip: registreer de gegevens systematisch. Dit scheelt je veel tijd.