Persaandacht tijdens een crisis: wat nu?

Zodra je in een crisis terechtkomt, formuleer je een kernboodschap. Die is zowel bestemd voor intern als voor extern gebruik – want dat onderscheid vervaagt. Dit is dan ook je houvast voor wat je aan de pers kan meegeven wanneer er vragen komen. Neem daarbij de vuistregels voor crisiscommunicatie in acht.

Maar misschien word je overvallen door een persvraag. Een journalist belt je op en je weet (nog) niet waarover het gaat. In beide gevallen: reageer snel, maar dat hoeft daarom niet meteen. Noteer de contactgegevens van de journalist, geef aan dat je inlichtingen zal inwinnen en dat je de journalist zo snel mogelijk terugbelt. Vraag ook na voor welk medium de journalist belt en welke deadline hij heeft. Als het over een stuk voor de krant gaat, heb je iets meer tijd om te reageren. Voor een online stuk, radio of tv zal je sneller moeten reageren. Respecteer die deadline en bel zo snel mogelijk terug met je eerste reactie. Komt er een stuk in de krant? Vraag dan zeker om je quotes te kunnen nalezen. Een quote (dat is wat tussen aanhalingstekens staat en in jouw mond gelegd wordt), mag je nalezen en indien nodig ook aanpassen. Respecteer ook daarvoor de deadlines van de journalist.

De vraag noteren en terugbellen kan je ook doen wanneer je wel van de crisis afweet, maar de boodschap nog even moet afstemmen, bijkomende zaken wil checken of voor jezelf op een rijtje wil zetten.  

In crisissituaties is er geen tijd voor een uitgebreide voorbereiding. Maar voor je de journalist terugbelt, kan je wel heel even stilstaan bij de mogelijke vragen die het incident of de crisis oproept.  

Wanneer er érg veel belangstelling is, kan je een persmoment overwegen.

Reageren met ‘geen commentaar’ is géén goed idee. Dan lijkt het alsof je iets te verbergen hebt en zullen journalisten elders informatie gaan zoeken. Je kan wel op bepaalde vragen aangeven niet te kunnen antwoorden omdat dit bijvoorbeeld nog niet bevestigd werd, omwille van de privacy van de betrokkenen, … 

Zijn er slachtoffers? Informeer dan steeds eerst ouders of familieleden voor je de pers inlicht. Scherm leerlingen en familieleden af van de pers. Zorg bijvoorbeeld voor een ruimte om hen op te vangen die niet voor de pers toegankelijk is. 

Spring voorzichtig om met de gegevens van betrokkenen. Ook al is een journalist misschien al op de hoogte van wie precies betrokken is, bevestig dit niet. Geef aan dat je de privacy en integriteit van de betrokkene(n) respecteert en daarom niet kan ingaan op de persoonlijke gegevens van de betrokkene(n). Zo zeg je bijvoorbeeld niet dat Nina een gebroken arm heeft, maar dat een leerling lichtgewond is.

Ook in een conflictueuze crisis, waarbij bijvoorbeeld een collega beschuldigd wordt, is het belangrijk om zorgzaam en met respect voor de 'tegenpartij' te communiceren.

Wat als … Wat als er zich een incident voordoet dat wel eens (negatieve) persaandacht of publieke belangstelling zou kunnen teweegbrengen? Er is stilte voor de storm? Breng een crisis zelf naar buiten, hoor je wel eens. Soms is dat een goed idee. Wanneer er bij infrastructuurwerken aan je school asbesthoudend materiaal wordt ontdekt, komen er in de daaropvolgende weken  wellicht gespecialiseerde firma’s over de vloer en lopen de geplande werken misschien vertraging op. In dat geval is het een goed idee om hierover proactief te communiceren binnen het schoolteam en aan leerlingen/ouders. Focus daarbij op de verantwoordelijkheid die je opneemt om het euvel te verhelpen en de zorg om de veiligheid van alle betrokkenen te garanderen. Vang vragen en bezorgdheden op. Maar moet je ook meteen een persbericht de wereld insturen of dit op je facebookpagina posten? Dat nu ook weer niet.  

Wanneer communiceer je dan zelf proactief? In ieder geval als het incident buiten de school observeerbaar is (denk ook aan politiewagens, ambulances in de straat, …) of als het om een incident gaat met slachtoffers.

Maak steeds de overweging of je een persbericht wil pushen (actief verspreiden) of enkel ter beschikking houdt als reactie op persvragen. Je wil je crisis immers niet groter maken door alle media proactief te informeren. Nood aan een second opinion? De persdienst van het GO! staat 7/7 ter beschikking via het permanentienummer 02 790 95 35. 

Korte tips:

• Wees bereikbaar 
• Hap niet meteen toe als je een persvraag krijgt, neem de tijd om je voor te bereiden. Vraag de journalist wat hij precies wil weten en wat zijn deadline is
• Stel een korte kernboodschap op in enkele heldere zinnen en denk even na welke (kritische) vragen men kan stellen 
• Spring voorzichtig om met gegevens van betrokkenen 
• Laat geen journalisten toe op het schoolterrein, laat hen geen leerlingen filmen 
• Krant? Vraag om eventuele quotes te bezorgen en lees ze tijdig na. Als de quotes niet in lijn liggen met de geest van het gesprek, dan kan je ze aanpassen. Contacteer de journalist dan meteen om dit recht te zetten
• Radio of tv? Antwoord in ongeveer 20 seconden. Haper je even of ben je niet tevreden, dan kan je jezelf onderbreken en gewoon opnieuw beginnen (tenzij het een live uitzending is natuurlijk).