Ja, je hebt (recht op) een GO! account en toegang tot GO! pro.
Contacteer de personeelsdienst van het Huis van het GO!.
Stel een crisisteam samen
Stel een compact crisisteam (dit noemen we ook soms crisisstaf of crisiscel) samen, zij vormen het ‘kernteam’ dat de crisis van begin tot einde beheerst. Het crisisteam neemt maatregelen om de crisis te beheersen. De leden houden dus samen overzicht over de crisis en zorgen voor de opvang van eventuele slachtoffers, familie en pers. Het team formuleert de communicatieboodschappen en zorgt voor de verspreiding ervan (intern en extern). Het zorgt ook voor de nazorg en een evaluatie achteraf.
Belangrijke rollen in het crisisteam kunnen worden ingevuld door de directeur, preventieadviseur, algemeen directeur, TAC, interne leerlingenbegeleiding, preventieadviseur, geneesheer, communicatiecoördinator van de school of scholengroep, secretariaat, leerkrachten, ... Een crisisteam varieert naargelang de aard van de crisis maar is best niet te groot. Afhankelijk van de aard van de crisis, kan je andere experten in je crisisteam betrekken. Als een crisis omvangrijk is of als er veel tegelijkertijd moet gebeuren, kan een lid van het crisisteam uitvoerende taken delegeren aan een of meerdere collega’s buiten het crisisteam. Zorg dan wel steeds voor nauw overleg.
Leden van het crisisteam zijn stressbestendige teamplayers, kunnen luisteren en zijn daadwerkelijk beschikbaar ten tijde van crisis. Bepaal vooraf wie het meest geschikt is voor welke rol en denk ook steeds aan een mogelijke vervanger. Verzamel de namen en contactgegevens (je kan hiervoor het sjabloon onderaan gebruiken), en zorg voor een periodieke update. Denk ook na over hoe je het crisisteam (snel) zal samenroepen. Via een WhatsApp-groep is een mogelijkheid.
Rollen in het crisisteam:
- De voorzitter roept het crisisteam bij elkaar, leidt de vergaderingen en coördineert de taken. Hij hakt knopen door en valideert de communicatie. Samen met het CLB beslist hij over de schorsing van de lessen of activiteiten. De voorzitter kan optreden als woordvoerder. Als er een rampenplan van kracht is, houdt hij contact met de bevoegde diensten. De voorzitter is 24/24 bereikbaar.
- De secretaris maakt verslag van de gebeurtenissen en legt het proces, de besluiten en de acties vast.
- De crisiscommunicator geeft vorm aan de kernboodschap en, vandaaruit, aan de interne en externe communicatie. Hij verwittigt de persverantwoordelijke van het GO! en kan hier terecht voor advies en ondersteuning. Hij zorgt voor de monitoring van sociale media: indien het niet haalbaar is dit zelf te doen, kan hij hiervoor hulp van collega’s inschakelen mits nauw overleg.
- De preventieadviseur verwittigt de preventieadviseur-coördinator, houdt in samenspraak met de directie contact met toezicht Welzijn op het Werk, ziet toe op (en staat bij in) het opvolgen van de procedure ernstige ongevallen, contacteert en doet eventueel aangifte bij de verzekeringsmaatschappij en/of het departement Onderwijs. Hij kan terecht bij de preventieadviseur-coördinator voor advies over het onderzoek en de procedure ernstige ongevallen.
- Een ondersteuner kan allerlei taken opnemen: opvang organiseren voor leerlingen, leerkrachten, getuigen en familie van slachtoffers of derden, de scholengroep contacteren, slachtofferhulp of andere instanties contacteren, communicatie ondersteunen, sociale media monitoren, het onthaal briefen, een infomoment organiseren, interne nota’s of brieven aan ouders verspreiden, journalisten opvangen die naar school komen, telefoons beantwoorden, crisiscentrum inrichten, meldingsformulieren invullen, ...
De voorzitter is meestal de directeur. Secretaris, crisiscommunicator en ondersteuner kunnen profielen zoals CLB-coördinator of -medewerker zijn, leerlingenbegeleider, technisch adviseur of TAC, leraar, secretariaatsmedewerker, … Afhankelijk van de aard van de crisis, zijn er andere taken die verdeeld moeten worden binnen de crisisstaf.
Verdeel de taken
Doorheen een crisis neemt de crisiscel allerhande taken op. Een uitgebreide lijst van mogelijke taken (indien nodig; niet exhaustief, niet noodzakelijk in deze volgorde):
- Politie en hulpdiensten verwittigen
- De plaats van het ongeval isoleren
- Getuigen, medeleerlingen, leerkrachten opvangen (interne leerlingenbegeleiding i.s.m. CLB, slachtofferhulp i.g.v. dodelijk ongeval)
- Eventuele broers of zussen of familie opvangen
- Lessen schorsen
- Het onthaal briefen
- Het CLB verwittigen
- Slachtofferhulp of andere instanties contacteren
- De algemeen directeur verwittigen
- De preventieadviseur-coördinator verwittigen
- De communicatiecoördinator van de scholengroep verwittigen
- De persverantwoordelijke van het GO! verwittigen
- Logboek bijhouden
- Kernboodschap formuleren
- (Communicatie)richtlijnen aan het personeel geven
- Ouders informeren
- De burgemeester contacteren
- Interne en externe communicatie vormgeven
- Interne en externe communicatie ondersteunen
- Sociale media monitoren
- Pers monitoren
- Optreden als woordvoerder
- Infomoment organiseren
- Interne nota’s of brieven aan ouders verspreiden
- Journalisten opvangen die naar school komen
- Telefoons beantwoorden
- Inventaris opstellen
- Een crisiskamer op smartschool installeren en beheren
- Meldingsformulieren invullen
- …
Zorg voor een uitgerust crisiscentrum
Voor de bijeenkomsten van het crisisteam moet een vaste, veilige locatie worden aangewezen. Zorg daarnaast ook voor een uitwijklocatie in de omgeving, voor het geval de eigen locatie door de crisis niet bereikbaar is. Het is raadzaam ook een digitale tool te voorzien waarmee het crisisteam virtueel kan samenkomen en op een efficiënte manier overleg kan plegen en documenten kan delen, voor het geval een crisis zich voltrekt (of verderzet) buiten de school- of kantooruren. Mailen is daarvoor niet geschikt, een online vergaderomgeving waarin je ook kan chatten en samenwerken, wel (bijvoorbeeld MS Teams).
Bij voorkeur is het crisiscentrum:
- In de buurt van andere crisisruimtes zoals die voor de opvang van betrokkenen of pers
- Afsluitbaar (privacy)
En uitgerust met:
- Vergadertafels en stoelen
- Internetverbinding en stopcontacten
- Beamer of groot scherm
- Flipchart of bord
Een beamer of groot scherm is belangrijk om binnen de crisisstaf informatie te delen. Het is immers fundamenteel dat iedereen die deel uitmaakt van de crisisstaf op de hoogte is van alle beschikbare informatie. Alle informatie moet dus helder gecommuniceerd en gedeeld worden binnen deze hele groep. Informatie, cijfers, brieven, … visueel delen via een groot scherm helpt daarbij. De snelste manier om een communicatieboodschap met de hele crisisstaf af te stemmen is die op een groot scherm te tonen en meteen aanpassingen en feedback te verwerken, zodat iedereen op dezelfde lijn zit en de communicatie onmiddellijk kan verspreid worden.
Zorg voor een actuele contactenlijst
Bij het intern noodplan en de actiekaarten die je doorheen een crisis gidsen, hoort een uitgebreide lijst bij de hand te hebben met andere betrokkenen en instanties. Denk aan:
- Contactlijst van het schoolteam (ook niet-onderwijzend personeel)
- Contactlijst van de scholengroep (algemeen directeur, preventie-adviseur, communicatiecoördinator)
- Contactlijst van het CLB en de schoolarts
- Contactlijst van leerlingen en ouders
- Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
- Contactlijst Huis van het GO! (gemeenschappelijke preventiedienst, persdienst)
- Contactgegevens van hulpverlenende organisaties: politie, brandweer, artsen, civiele bescherming, Rode Kruis, antigifcentrum, brandwondencentrum, … maar eventueel ook het slachtofferhulp, juristen, Ondersteuningscentrum Jeugdzorg (OCJ), Sensoa, Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs (VAD), Centrum ter preventie van Zelfdoding, …
- Contactlijst van de lokale overheid
- Contactlijst van ziekenhuizen in de buurt
- Contactlijst van verenigingen die gebruik maken van de infrastructuur
- Contactlijst lokale pers
- Contactlijst van buurtbewoners
Rondom het crisisteam zijn er een aantal personen die kunnen ondersteunen of advies kunnen verlenen. Neem hen zeker mee op in de contactlijst:
- De algemeen directeur kan de directeur ondersteunen bij het oplossen van de crisis en het woordvoerderschap, het opvangen van broers/zussen in dezelfde scholengroep maar een andere school dan de betrokkene, het informeren van andere onderwijsinstellingen binnen de scholengroep, het aansturen van nodige acties, …
- De (CLB-)arts ontfermt zich over de eerste hulp aan de getroffen leerling(en) en geeft informatie over betrokken leerling(en) door aan het crisisteam (secretaris).
- De preventieadviseur-geneesheer ontfermt zicht over de eerste hulp aan de getroffen leerkracht(en) en geeft informatie over betrokken leerkracht door aan het crisisteam (secretaris).
- De preventieadviseur-coördinator geeft advies bij het onderzoek en het volgen van de procedure ernstige ongevallen.
- De CLB-coördinator kan instaan voor het opvangen van leerlingen of getuigen uit de betrokken klas, kan ondersteuning bieden bij interne en externe communicatie.
- De interne leerlingenbegeleiding kan instaan voor het opvangen van leerlingen of getuigen uit de betrokken klas (i.s.m. CLB), kan ondersteuning bieden bij communicatie naar leerlingen en medewerkers.
- De persverantwoordelijke van het GO! kan advies en ondersteuning bieden bij het formuleren van interne en externe crisiscommunicatie, sociale media in tijden van crisis en perscommunicatie.
- Slachtofferhulp kan, bij een dodelijk ongeval, leerlingen en personeel, broers en zussen en ouders van het slachtoffer opvangen en ondersteunen.