Financiën Toezicht scholengroepen

Het team Financiën Toezicht scholengroepen (voorheen BFT) ondersteunt de scholengroepen en GO! centraal op vlak van budgettaire en financiële aangelegenheden:

staat in voor de interne helpdesk van CODA, het boekhoudprogramma waarmee alle geledingen van het GO! werken;
verzorgt jaarlijks de consolidatie van de jaarrekening van het GO!;
biedt ondersteuning bij boekhoudkundige vragen;
coördineert de begrotingen en jaarrekeningen van de scholengroepen;
werkt mee aan projecten waarbij ze in meer of mindere mate betrokken is (bijvoorbeeld financiële audits).

Meer informatie vind je terug op de portaalsite Financiën. Deze portaalsite is enkel raadpleegbaar door de algemeen directeur en de financiële cel van de scholengroep en omvat:

Portaal Financiën - Financiële informatie scholengroepen:
behandelt onderwerpen over CODA zoals het gebruikte Minimum Algemeen Rekeningstelsel in CODA, het Minimaal Analytisch Stelsel, diverse handleidingen van CODA, BusinessObjects, Crescendo (beheer van bankuittreksels). Op deze site vind je ook adviezen en aankondigingen rond het thema Financiën.

Portaal Financiën - Procedures:
behandelt de procedures die minimaal gevolgd dienen te worden. Op basis van deze procedures kan de scholengroep ook uitgebreidere procedures maken, specifiek voor de scholengroep. Meer hierover in de rubriek 'Regelgeving'.

Financiën Verificatie

Het team Financiën Verificatie heeft een controlerende, ondersteunende en beleidsadviserende rol naar de scholengroepen, het kennisknooppunt en het beleid toe op vlak van financiën. Verificateurs zijn medewerkers die een opleiding boekhouding hebben genoten. De scholengroepen, scholen en internaten vormen de werkvloer van de verificateur die een ambtsgebied krijgt toegewezen dat varieert van 1 tot 3 scholengroepen. De verificateur is het aanspreekpunt voor financieel gerelateerde onderwerpen en verzorgt de binding tussen school, scholengroep en GO! centraal. Het team Financiën Verificatie werkt dan ook nauw samen met het team Financiën Toezicht scholengroepen.

Controlerende taken:

samenwerken met het college van accountants voor het financieel toezicht;
de semester- en de jaarrekeningen van de scholengroepen controleren.
Er wordt nagegaan of de boekhouding volledig is door onder meer te verifiëren of alle kostgelden die de ouders moeten betalen correct worden aangerekend, of alle eetgelden worden gefactureerd, of kopiegelden zijn geregistreerd, of voorraden correct worden bijgehouden enz.

De vaststellingen en geformuleerde aanbevelingen worden via een verslag aan de belanghebbenden meegedeeld.

Ondersteunende- en begeleidende taken:

de scholengroepen ondersteunen en begeleiden in het opzetten van een optimale materiële en financiële organisatie.
assisteren en coachen van nieuwe financieel medewerkers in de scholen .
de scholengroepen adviseren bij het opstellen en invoeren van administratieve procedures om te voldoen aan de regels die een correct en transparant verloop van het financieel proces binnen een scholengroep moeten garanderen.
schoolondersteunende programma’s ontwikkelen zoals een elektronisch kostgeldenregister, elektronisch voorraadbeheer, registratietool, … Deze tools worden gratis aangeboden met gebruikersondersteuning.
deelnemen aan infomomenten met medewerkers van de scholengroep en met de Raad van Bestuur.

Beleidsondersteunende rol:

voert onderzoeken uit om het financieel beleid van de scholengroep te informeren op vlak van kostprijsberekeningen (bvb. in geval van unieke studierichtingen, leerlingenvervoer) en actuele thema’s zoals schoolkosten en onbetaalde schoolfacturen.
koppelt terug naar het kennisknooppunt en het beleid rond de wijze van aanwending van middelen (leerlingenvervoer, vrije keuze).

Dotatiebeheer

De dotatiebeheerder staat in voor de opmaak van de verdeling van de dotaties werkingsmiddelen die de scholengroepen ontvangen van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi).

Hij communiceert deze informatie via dienstbrieven en de portaalsite Financiën, site 'Financiële informatie scholengroepen' (enkel toegankelijk voor de algemeen directeur en de financiële cel van de scholengroep) naar de scholengroepen en volgt ook de vragen en opmerkingen van de scholengroepen op.

De Raad van het GO! is bevoegd voor het vaststellen van criteria voor de verdeling tussen de scholengroepen van werkingsmiddelen, middelen voor eigenaarsonderhoud en kleine infrastructuurwerken.

Op basis van deze criteria wordt eind van het jaar een initiële dotatieverdeling opgemaakt voor het volgend jaar. In juni van het volgend jaar wordt deze dotatieverdeling aangepast aan de begrotingscontrole van de Vlaamse Overheid. Dotatiebeheer staat in voor:

het opmaken van de nodige Raadsnota’s;
de uiteindelijke dotatieverdeling;
het communiceren van de verdeling naar AgODi voor uitbetaling;
de communicatie naar de scholengroepen toe via de portaalsite Financiën.

De scholengroepen zijn bevoegd voor de verdere verdeling van deze middelen over hun scholen.

Financiën Interne boekhouding

Het team Financiën Interne boekhouding staat in voor de boekhoudkundige verwerking en betalingen van verrichtingen:

de boekhoudkundige registratie en de betaling van de intercompanyverrichtingen (IC’s) volgens de instructies opgenomen op de portaalsite Financiën, site Financiële informatie scholengroepen (enkel toegankelijk voor de algemeen directeur en de financiële cel van de scholengroep). De inhoudelijke afhandeling van deze dossiers gebeurt door de verantwoordelijke dienst.

de registratie van de vastleggingen van de dossiers kleine infrastructuurwerken (KIW).

Jouw contactpersoon