Wat is FinaGO!
FinaGO! is een netbreed project. We gaan een nieuw financieel systeem aankopen voor het GO! netbreed, dat de vervanger wordt van het boekhoudprogramma CODA.
Wat stellen we als doel en waarom?
Eind vorig jaar vond een marktverkenning plaats. Die marktverkenning toont aan dat we een nieuw financieel systeem op de markt kunnen aankopen, voor een gelijkaardige kost als het huidige systeem maar met betere functionaliteiten. We denken hierbij o.a. aan de performantie van het systeem, de gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid om processen efficiënter te laten verlopen, etc..
Het in gebruik nemen van het systeem, met de standaardprocessen die voorzien zijn, en een gelijke inrichting voor het hele GO!, is een belangrijke voorwaarde. Zo kunnen we de kosten beheersen, nieuwe versies en functies makkelijk installeren, maar ook de kennisdeling en de samenwerking over scholengroepen heen en met de centrale diensten bevorderen.
Deze principes zijn door de Managementraad (MARA) gevat in 3 leidende principes:
- 1 financieel systeem voor het GO! netbreed
- De financiële processen worden max. geïntegreerd in 1 financieel systeem. Financiële randapplicaties kunnen enkel nog wanneer het proces niet in het financieel systeem wordt ondersteund.
- Geen maatwerk maar een standaardoplossing, standaardprocessen en een gelijke inrichting
Plan van aanpak: 5 grote fasen
Er zijn 5 grote fasen in het project:
- De marktverkenning (reeds gebeurd)
- De voorbereiding met de opmaak van het bestek (tot december 2023)
- De publicatie en gunning (januari 2024 tot juni 2024)
- De voorbereiding van implementatie bij 26 scholengroepen en de centrale diensten (tegen 1 januari 2026)
- Live gaan in het nieuwe financieel systeem (vanaf 1 januari 2026)
Wie is er betrokken?
- Hans Deconinck, algemeen directeur van GO! scholengroep Fluxus, en Dirk Mechelaere, het afdelingshoofd organisatieondersteuning bij de centrale diensten, zijn sponsor van dit project.
- Daarnaast volgt de MARA het project nauw op.
- Björn Vaes is aangesteld als projectleider en zal samen met een kernteam (financiële experten van de scholengroepen en de centrale diensten) de voorbereidende fases begeleiden.
- Gartner blijft als externe partner dit proces begeleiden en ondersteunen.
- De financieel verantwoordelijken in de scholengroepen zullen we actief betrekken bij dit project.
- In elke scholengroep zal een SPOC, een aanspreekpunt zijn. Zij treden ook op als ambassadeur van het project. Ze zullen later ook het implementatietraject coördineren en begeleiden.
Meer info: Björn Vaes, projectleider FinaGO!