Gemeenschappelijke aankoopcentrale operationeel

De gemeenschappelijke aankoopcentrale zal instaan voor het opmaken, in de markt plaatsen en opvolgen van netbrede raamovereenkomsten met de focus op leveringen en diensten. Ten aanzien van de scholengroepen zal de aankoopcentrale een ondersteunende, adviserende rol opnemen zodat de administratieve en juridische druk voor hen vermindert. 

Om de samenwerking netbreed in goede banen te leiden werden het volledige aankoopproces (met zijn subprocessen) uitgetekend, de bijbehorende procedures beschreven en een duidelijke rolverdeling in detail uitgeklaard.

Op basis hiervan zal er per netbrede raamovereenkomst een aankoopteam worden samengesteld waarin vooral de aankoper en de producteigenaars een cruciale rol opnemen.

De aankoper (lid van de aankoopcentrale) zal als projectleider het volledige aankoopproces van een netbrede raamovereenkomst - van voorbereiding tot en met de uitvoering ervan - beheren. Die staat ook in het bijzonder in voor de contractuele en administratieve opmaak en opvolging van de netbrede raamovereenkomst.

De producteigenaars zijn de expert-collega’s in de scholengroepen of in de centrale diensten. Zij zullen optreden als klant en weten aan welke technische en inhoudelijke bepalingen het product of de dienst moet voldoen. Zij kennen (deels) de markt en kunnen de technische specificatie mee opstellen, met een waakzaam oog op de snelle ontwikkelingen in het betreffende marktsegment. 

Tijdens het volledige aankoopproces van een netbrede raamovereenkomst moeten er per subbproces formele beslissingen worden genomen. Na overleg met de managementraad zal de afgevaardigd bestuurder steeds beslissen over elke volgende stap, waaronder het voorstel van bestek, de publicatie van het bestek en de gunning van de opdracht aan één of meerdere opdrachtnemers. 

Na de gunning van de opdracht en bij de opstart van de uitvoering van de netbrede raamovereenkomst is het de algemeen directeur van de scholengroep die zal beslissen of de scholengroep al dan niet zal toetreden tot de raamovereenkomst.   

Het volledige aankoopproces met zijn onderliggende procedures, rolverdeling en geïntegreerde beslissingen is schematisch voorgesteld in een stappenplan ('procesflow'). Dit stappenplan en een beschrijving van de procedures vind je op GO! pro.

Tot slot melden we dat twee nieuwe netbrede raamovereenkomsten volop in voorbereiding zijn: een raamovereenkomst voor ‘netwerk en connectiviteit’ en een raamovereenkomst voor ‘keuringen van gebouwgebonden installaties’. Meer informatie volgt later. Hou vooral GO! pro verder in het oog..