Tijdens een intakegesprek met de opdrachtgever worden de afspraken over de precieze onderzoeksopdracht, de timing en praktische schikkingen vastgelegd in een fiche. Als het onderzoek gericht is op één of meerdere specifieke personeelsleden, dan brengt de algemeen directeur de betrokkene(n) op de hoogte van de onderzoeksaanvraag.
Na de intake met de algemeen directeur voert het onderzoeksteam een intakegesprek met de betrokkene, voor zover de opdrachtgever op voorhand een concrete betrokkene heeft aangeduid. Tijdens dit intakegesprek informeert het onderzoeksteam het betrokken personeelslid over de afspraken die vastgelegd zijn in de onderzoeksfiche en legt het uit hoe het onderzoek zal verlopen en welke rechten en plichten de betrokkene heeft.
Die rechten en plichten van de betrokkene(n) zijn, samengevat:
- Betrokkene kiest zelf of hij al dan niet wenst mee te werken aan het onderzoek;
- Betrokkene heeft recht op bijstand van een raadsman (maar deze persoon kan niet in de plaats van het personeelslid over de feiten antwoorden);
- Betrokkene mag zolang het onderzoek loopt geen daden stellen die het onderzoek doorkruisen;
- Betrokkene wordt minstens één en doorgaans twee keer door het onderzoeksteam geïnterviewd;
- Betrokkene kan relevante getuigen en informatie aanbrengen.