Ben je geen GO! professional? Surf dan naar www.g-o.be, onze algemene website.
menu
03-06-2020

ZOEMBA-sessies: monitoring, tussen flexibiliteit en wantrouwen

De schoolontwikkelaars van PBD-GO! koppelen aan de ZOEMBA-sessies elke week een ander boeiend thema, maar je kan deze klankbordgroepen ook zien als een mooie dosis zelfzorg. Even stilstaan, over het muurtje kijken en wat zuurstof happen… noodzakelijk in deze bizarre tijden, toch? Klik door voor een verslag van vorige week én mogelijkheid om in te schrijven.

In crisismodus hebben we de eerste weken heel sterk ingezet op het plannen en het doen, de P (plan) en de D (do) van  de welbekende PDCA-cirkel. Het was een tijd van experimenteren, van actie maar ook van leren. En dat geldt ook voor leidinggevenden en beleidsteams.

 

Het is daarbij belangrijk dat de schoolleider overzicht biedt, dat je de grote lijnen uitzet. Vervolgens moet je vertrouwen gegeven aan het team. Bijsturen waar nodig, maar zeker ook loslaten. Makkelijker gezegd dan gedaan… Daarom kozen we moeilijke evenwicht als thema voor week 3 van de ZOEMBA-sessies. Hieronder een boeiend verslag. Als je zelf eens wil deelnemen, vind je hier een overzicht van de aankomende sessies.

Monitoren


Er worden in ijltempo plannen van aanpak gemaakt. De bereidwilligheid en de creativiteit om de leercontinuïteit bij leerlingen te garanderen en om zinvolle leeractiviteiten te ontwikkelen was en is bijzonder groot. Routines gaan volledig op de schop, soms niet slecht, en deze tijden leveren eigenlijk ook veel op. Er wordt veel zichtbaar, vaak positief maar soms ook negatief. En dan moet je daarbij leiding geven vanop afstand, een hele uitdaging.

Een leidinggevende kan niet meer door de gangen lopen. Het is moeilijker om de prestaties van het team op te volgen. Elke leidinggevende kan wél veel vragen stellen om de huidige situatie in kaart te brengen en op te volgen. 

De schoolontwikkelaars van PBD-GO! stelden eerder een handleiding op met reflectievragen voor beleidsteams, leerkrachten, ouders, leerlingen, cursisten, …

Een school of centrum kan deze handleiding minstens als basis gebruiken voor de verdere planmatige, cyclische en systematische aanpak van kwaliteitszorg.

Tegelijkertijd is er terughoudendheid nodig. Het team heeft enerzijds behoefte aan structuur, heeft duidelijke krijtlijnen nodig waarbinnen ze aan de slag kunnen en moeten. Anderzijds moeten ze flexibel kunnen blijven schakelen in deze onzekere tijden. Dat vraagt ook vertrouwen en loslaten.

"Ik zie dat sommige teamleden achter blijven. Maar ik kan als leidinggevende niet in de huiskamers binnen kijken. Ik weet niet wat zich daar afspeelt en hoe het teamlid er aan toe is.
Dat maakt het moeilijk om hen aan te spreken, je gaat je woorden wikken en wegen, je bent voorzichtig maar daardoor soms ook té voorzichtig."

Objectieven stellen


Ook al speelt veel zich af buiten het gezichtsveld van de leidinggevende en is fysieke aanwezigheid zeker niet altijd nodig, in deze tijden van e-leiderschap wordt er toch naar die leidinggevende of dat beleidsteam gekeken. Het hele beleidsteam moet er staan en er worden best vooraf duidelijke objectieven gesteld waarbinnen aan de teamleden en de deelteams het vertrouwen wordt gegeven. Ze krijgen de professionele ruimte om binnen de kaders aan de slag te gaan. Er zit ongetwijfeld onnoemelijk veel wijsheid in de groep, laat ze die gebruiken! 

Enkele objectieven die we hoorden tijdens de ZOEMBA-sessie:
"Kinderen met moeilijke thuissituaties vangen we zeker op school op."
"We blijven - wat er zich ook voordoet - te allen tijde positief t.a.v. de leerling."
"We zijn flexibel met vergadermomenten, die kunnen ook 's avonds als het overdag (bv. door kleine kindjes in huis) moeilijk is."

 

Feedback geven aan teamleden


Tijdens de ZOEMBA-sessies gaven de deelnemers aan hoe belangrijk het is om concrete waarneembare afspraken met je teamleden te maken. Zo hoorden we bijvoorbeeld:

  • elke planning voor leerlingen komt op smartschool,
  • bij leerlingen waarvoor extra ondersteuning wordt ingericht, wordt de communicatie telkens aan het leerlingenvolgsysteem toegevoegd,
  • feedback aan leerlingen wordt in Skore op een vooraf afgesproken manier ingevuld.

Zulke afspraken maken het voor een beleidsteam makkelijker om te monitoren en om feedback te geven. Waar het moeilijk loopt, kan gericht gezocht worden naar ondersteuning. Je kan daarbij (andere) teamleden aanspreken op hun talenten, dat geeft zuurstof in een team en bevordert de samenwerking. 

"Ik merk dat je die afspraak niet nakomt.
Wat heb jij nodig om dat toch (eventueel eerst slechts gedeeltelijk) te kunnen doen? Welke andere collega kunnen we aanspreken om jou daarbij te helpen?"

Tot slot is er de tweestrijd tussen teamleden inspraak geven en de knopen die een leidinggevende moet doorhakken. In dialoog gaan, een basisregel binnen HRM, ligt moeilijker vanop afstand. Maar intussen worden er vlot online personeelsvergaderingen, een-op-eenoverleg of vakvergaderingen georganiseerd. Samen nadenken tijdens een crisis, geeft gedragen en betere oplossingen. Het leidt er ook toe dat een leidinggevende bij het nemen van beslissingen makkelijker kan motiveren waarom je op specifieke voorstellen of wensen van teamleden niet kan ingaan.

"Toen ik voor de paasvakantie met mijn team sprak over de evaluatiemogelijkheden waren de meningen verdeeld. Het ene teamlid was al behoudsgezinder dan het andere.
Bij een tweede overleg na de paasvakantie en met zicht op de adviezen voor het verdere verloop van het schooljaar, bleek dat behoudsgezinde teamleden een proces doorliepen waardoor de neuzen al meer in dezelfde richting kwamen te staan.
De tijd om als leidinggevende de knoop door te hakken was gekomen."

 

Ter inspiratie


Het bovenstaande brengt ons bij de 5 paradoxen in e-leiderschap die Jesse Segers opstelde.

Jesse Segers is professor leiderschap en organisatiegedrag aan AMS. Daarnaast is hij rector van Sioo, een Nederlands instituut voor organisatie- en veranderkunde in Utrecht.

Als leidinggevende bewust zijn van deze paradoxen helpt bij het opnemen van de leiderschapsopdracht. Voor elke paradox stelt Jesse strategieën voor om hier concreet mee om te gaan.

Lees je graag meer over de paradoxen? Twee tips:

Bekijk je Jesses inzichten liever via een filmpje? Je vindt hier een presentatie met 22 tips van ca. 9 minuten.