Inschrijvingen in het basisonderwijs, 1A/1B secundair onderwijs en het buitengewoon onderwijs
- Alle inschrijvingen, waarvoor fysieke aanwezigheid vereist is, zijn opgeschort tot en met 31 augustus 2020. Gerealiseerde inschrijvingen blijven behouden. Als leerlingen uit de voorrangsgroepen nog niet waren ingeschreven, moet je deze ook digitaal inschrijven.
- In uitzonderlijke omstandigheden kan een school vanaf 25 mei 2020 een ouder fysiek op school toelaten om de inschrijving af te handelen als digitaal inschrijven om één of andere reden moeilijk is. De school doet dit op afspraak en neemt de gebruikelijke veiligheids- en hygiënemaatregelen in acht (zie FAQ i.v.m. veiligheids- en hygiënemaatregelen).
Je hebt als school 3 alternatieven voor fysieke inschrijvingen:
1. Je kan aansluiten bij een bestaande aanmeldingsprocedure.
2. Je kan zelf een nieuwe digitale aanmeldingsprocedure opstarten of je meldt al aan.
3. Je kan er ook voor kiezen om rechtstreeks digitaal in te schrijven.
1. Je kan aansluiten bij een bestaande aanmeldingsprocedure
Scholen die willen, kunnen nog aansluiten bij een aanmeldingsprocedure die recent werd opgestart naar aanleiding van de coronacrisis.
- Als je school in LOP-gebied ligt, maak je hierover eerst afspraken in het LOP.
- Neem zo snel mogelijk contact op met de initiatiefnemer van een reeds goedgekeurde aanmeldingsprocedure met de vraag of je school kan aansluiten. Respecteer de gemaakte afspraken.
- Communiceer hier zo breed mogelijk over. Maak de start van de aanmeldingen breed bekend. Communiceer met zoveel mogelijk partners en via verschillende kanalen (met andere scholen in de gemeente, CLB, doelgroeporganisaties, website, sociale media, gemeentelijke infokanalen, affiche aan de schoolpoort …). Informeer ook de ouders die al aanmeldden in de bestaande aanmeldingsprocedure.
- De contactpersoon van de bestaande aanmeldingsprocedure meldt dat je school aansluit aan de Commissie inzake Leerlingenrechten door het mandateringsformulier te bezorgen.
2. Je kan zelf een nieuwe digitale aanmeldingsprocedure opstarten of je meldt al aan
Scholen die nog niet aanmelden, kunnen ook zelf een nieuwe digitale aanmeldingsprocedure opstarten.
- Als je school in LOP-gebied ligt, maak je hierover eerst afspraken in het LOP.
- Informeer bij andere scholen in je gemeente, misschien kan je gezamenlijk aanmelden. Dat heeft immers belangrijke voordelen.
- Hou je aan een standaarddossier voor digitaal aanmelden.
- Voorzie telefonische ondersteuning en bezorg schoolreglementen per post aan ouders waar nodig.
- Communiceer zo breed mogelijk. Maak de start van de aanmeldingen breed bekend. Communiceer met zoveel mogelijk partners en via verschillende kanalen (met andere scholen in de gemeente, CLB, doelgroeporganisaties, website, sociale media, gemeentelijke infokanalen, affiche aan de schoolpoort …).
- Meld je beslissing aan AGODI.
- In een volgend nooddecreet zal de periode om aangemelde leerlingen in te schrijven aangepast worden van 15 schooldagen naar 14 kalenderdagen. Zo krijgen scholen meer ruimte om alsnog een aanmeldingsprocedure te organiseren.
- Ook voor scholen die reeds aanmelden gelden deze richtlijnen.
- Na het aanmelden, volgt het inschrijven van de toegewezen leerlingen. Inschrijving gebeurt door het ondertekenen voor akkoord van het pedagogisch project en schoolreglement. Dat moet gedurende deze periode zonder fysieke aanwezigheid op school gebeuren. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen op afspraak inschrijvingen plaats vinden vanaf 25 mei 2020. De school neemt hiertoe de gebruikelijke veiligheids- en hygiënemaatregelen (zie faq i.v.m. de veiligheids- en hygiënemaatregelen).
- Scholen moeten het recht op inschrijving garanderen van ouders die niet kunnen digitaal inschrijven, of van ouders die de school niet kan bereiken. Denk hierbij aan zieke ouders, ouders zonder de nodige digitale hulpmiddelen of vaardigheden. Contacteer ouders die niet reageren telefonisch.
- Een ouder behoudt het recht van inschrijving tot 1 juni 2020, tenzij de ouder schriftelijk (bijvoorbeeld via mail) duidelijk gemaakt heeft dat hij er geen gebruik van wil maken. Een school kan dat recht ook langer behouden, tot uiterlijk 7 juli.
Een inschrijving kan ook via de post gebeuren voor ouders die geen toegang hebben tot digitale media. - Als de inschrijving digitaal gebeurt aan de hand van een gescand of gefotografeerd document, vraag dan dat de ouders een gehandtekende versie bezorgen wanneer dat weer kan.
- De vrije inschrijvingen, voor leerlingen zonder gunstige rangschikking, moeten ook niet fysiek plaatsvinden.
3. Je kan er ook voor kiezen om rechtstreeks digitaal in te schrijven
Je kan er ook voor kiezen om rechtstreeks digitaal in te schrijven.
- Maak de start van de digitale inschrijvingen breed bekend. Communiceer met zoveel mogelijk partners en via verschillende kanalen (andere scholen in de gemeente, CLB, doelgroeporganisaties, website, sociale media, gemeentelijke infokanalen, affiche aan de schoolpoort …).
- Een inschrijving is pas definitief als het schoolreglement en het pedagogisch project is ondertekend (bijvoorbeeld met een elektronische handtekening, scan of foto van de ondertekening).
- De eerste kennisgeving van een ouder of leerling dat hij wil inschrijven wordt aanzien als het moment dat geregistreerd wordt in het inschrijvingsregister. Na deze kennisgeving, kan de formele inschrijving op een later tijdstip of alternatieve wijze (bijvoorbeeld via post) in orde gebracht worden.
- Voorzie ondersteuning voor ouders, bijvoorbeeld telefonisch, en bezorg schoolreglementen per post aan ouders waar nodig.
- Stuur ouders een bevestiging per mail of brief dat de leerling ingeschreven is.