Ja, ouders of meerderjarige leerlingen hebben recht op een kopie van de testen, na eerst inzage gevraagd te hebben en toelichting gekregen te hebben. Pas nadien kunnen de ouders hun kopierecht uitoefenen (zie het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school – art. 123/7 Codex SO).
De school is verplicht om aan de ouders van een minderjarige leerling of aan meerderjarige leerlingen die erom verzoeken na inzage en toelichting van de testen, kopieën van de testen te verstrekken.
Men heeft geen recht op kopieën van de testen van medeleerlingen tenzij deze medeleerlingen met de openbaarmaking ingestemd hebben. Vermits deze testen informatie van persoonlijke aard zijn, moeten de ouders of de meerderjarige leerlingen het vereiste belang kunnen aantonen. De ouders of de meerderjarige leerling kunnen dit belang enkel aantonen voor de testen van hun minderjarig kind of hun eigen testen. Zij hebben geen belang bij de testen van andere leerlingen.
De ouders van meerderjarige leerlingen hebben enkel op inzage in de testen van hun kind als hun meerderjarig kind hiervoor toestemming gegeven heeft.
Waarom?
De vraag om een kopie van testen te krijgen valt onder het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, met name hoofdstuk 3 aangaande de toegang tot bestuursdocumenten. Het Bestuursdecreet coördineert meerdere decreten. O.a. het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur werd door dit Bestuursdecreet opgeheven. In dit decreet worden o.a. de algemene principes van openbaarheid van bestuursdocumenten vastgelegd. In principe zijn bestuursdocumenten openbaar.
Volgens artikel II.31 van het Bestuursdecreet zijn de overheidsinstanties verplicht aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen of er een afschrift van te overhandigen, of er uitleg over te verschaffen.
De inzage en de uitleg zijn kosteloos.
In principe mag voor de overhandiging van een kopie geen kostprijs gevraagd worden. Enkel wanneer het verzoek van de ouders kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter mag voor de overhandiging van een kopie de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs gevraagd worden of mag er geweigerd worden gevolg te geven aan dit verzoek. Ook wanneer de ouders om bijkomende kopieën verzoekt, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- ongegrond: kopieën vragen van testen van medeleerlingen;
- buitensporig: kopieën vragen van alle testen van de laatste 2 jaren;
- repetitieve karakter: de ouders hebben kopieën van de testen van december, van april van het lopende schooljaar reeds gevraagd en ontvangen. In juni vragen ze niet alleen de kopieën van juni maar opnieuw die van december en april. De school kan voor de kopieën van december en april een redelijke kostprijs vragen.
- bijkomende kopieën: de ouders hebben een kopie ontvangen, maar wensen nog een kopie voor hun vertrouwenspersoon.
Zodra de leerling meerderjarig is hebben de ouders slechts recht op inzage indien de leerling hiervoor toestemming geeft.
We omschrijven eerst enkel begrippen: Artikel I. 4 van het Bestuursdecreet stelt: In dit decreet wordt verstaan onder:
3° bestuursdocumenten: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie;
4° persoonsgegevens: de persoonsgegevens, vermeld in artikel 4,1) van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Artikel 4, 1) AVG: persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Artikel II. 40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt wat onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.
Het is evident dat informatie van persoonlijke aard niet zomaar kan openbaar gemaakt worden. Daarom wordt de inzagemogelijkheid ervan gekoppeld aan een nader omschreven belang (artikel II. 40 §3 Bestuursdecreet).
De vereiste van een belang is dan ook een eerste filter. Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager (de ouder) evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel de informatie, de beslissing waarop de informatie betrekking heeft; de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld.
Dat belang moet slechts worden aangetoond voor zover het gaat om andere dan milieu-informatie en voor zover de informatie van persoonlijke aard niet over de aanvrager handelt.
De ouders of de meerderjarige leerling hebben recht op de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard van hun minderjarig kind of van de meerderjarige leerling zelf.
Daarna kan het zijn dat de openbaarmaking van de informatie van persoonlijke aard moet of kan geweigerd worden omdat er één van de uitzonderingen moet of kan ingeroepen worden. Bijvoorbeeld: de school moet aan de ouders van een andere leerling de toegang tot de testen van een andere leerling weigeren.
De school is verplicht aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er een afschrift van te overhandigen of er uitleg over te verschaffen.
Het is evident dat informatie van persoonlijke aard niet zomaar kan openbaar gemaakt worden. Om die reden wordt de inzagemogelijkheid ervan gekoppeld aan een nader omschreven belang. De vereiste van een belang is dan ook een eerste filter. Daarna kan het zijn dat de openbaarmaking van informatie moet of kan geweigerd worden omdat er één van de uitzonderingen moet of kan ingeroepen worden.
Het recht voor de aanvrager om informatie van persoonlijke aard in te zien, betekent dat hij/zij in elk geval inzage mag vragen in de documenten die op hem/haar betrekking hebben.
Inzagerecht en mededeling in afschrift komt voor testen alleen toe aan iemand die een specifiek belang aantoont. Voor de leerling houdt het feit dat het over hem/haar gaat het bewijs van het bestaan van een belang in.
Ingeval van leerlingen komen deze rechten toe aan:
- de ouders van de leerling of de personen die in rechte of in feite het ouderlijk gezag uitoefenen, indien het gaat om een minderjarige leerling ofwel
- uitsluitend de leerling zelf, indien het gaat om een meerderjarige leerling.
Ingevolge het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school moeten de ouders eerst recht op inzage in deze documenten vragen en hierover toelichting gekregen hebben vooraleer ze hun kopierecht kunnen uitoefenen.
(de desbetreffende bepalingen aangaande de toegang tot leerlingengegevens werd geïmplementeerd in artikel 123/7 Codex SO en in artikel 37 §1, 7° decreet basisonderwijs).
Conclusie
De ouders of de meerderjarige leerlingen moeten eerst inzage vragen en toelichting krijgen over de (eigen) leerlingengegevens en pas nadien kunnen ze hun kopierecht uitoefenen. In principe is zowel de inzage, de uitleg als het overhandigen van een kopie gratis.