Verslagen van vergaderingen zijn bestuursdocumenten en kunnen dus opgevraagd worden.
Afhankelijk van de aard van de vergadering en van het verslag. Een voorbeeld: het verslag bevat vertrouwelijke elementen, bv. namen van ambtenaren, hun persoonlijk standpunt, of beleidsinformatie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de besluitvorming niet in het gedrang te brengen. In dit geval kan het verslag gedeeltelijk openbaar gemaakt worden, dat wil zeggen met weglating van de vertrouwelijke gegevens.
Bij de beslissing tot gedeeltelijke openbaarheid moet aangegeven worden waar bepaalde informatie werd achtergehouden en welke uitzonderingsgronden hiervoor werden ingeroepen.
Waarom?
Artikel II. 45. §2 Bestuursdecreet stelt dat als een bestuursdocument gedeeltelijk openbaar gemaakt wordt als informatie waarop een uitzondering van toepassing is, of samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar gemaakt kan worden, te scheiden van de andere informatie.
In dit geval vermeldt de instantie uitdrukkelijk in haar beslissing dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar mag worden gemaakt. Ze geeft zoveel mogelijk aan op welke plaatsen informatie is weggelaten en op grond van welke bepaling dit gebeurde.