De voorbereidende fase is dé cruciale fase in de organisatie van een evenement. Aan elk evenement van welke aard dan ook gaat er een hoop voorbereidend werk aan vooraf. Deze voorbereiding ligt aan de basis of het evenement succes heeft of juist niet.
In deze fase moeten een paar heel belangrijke zaken worden gedefinieerd.
De reden en projecteisen
De organisatie van een evenement begint met denkwerk. Voor een vlotte organisatie is een goed geraamte cruciaal. Elk project heeft een context, een oorsprong, een reden. De eerste vraag die gesteld wordt is dus niet: “Wat?” maar: “Waarom?”. Lees hier hoe je dit aanpakt.
De missie
De missie van een project bestaat uit twee elementen: de doelgroep en de doelstelling. In de missie wordt de reden van het project hernomen en wordt bepaald wat er moet gebeuren om aan deze reden tegemoet te komen.
In de missie staat dus het antwoord op de vragen: “Wat willen we bereiken? En voor welke doelgroep?”. Kijk hierbij ook wat verder in de toekomst. Tracht de missie van dit specifieke evenement in een groter geheel te kaderen.
Lees hier meer.
Lees hier meer.
Het budget
Ook hier moeten weer enkele cruciale vragen gesteld worden:
- Welk budget heb je ter beschikking?
- Wat is het vermoedelijke kostenplaatje van het volledige evenement?
- Zijn er vorige edities geweest die een realistische richtprijs kunnen weergeven?
- Zijn er naast uitgavenposten ook inkomsten? Zal er bijvoorbeeld een deelnemersprijs gevraagd worden?
Zo ja, op welke manier en door wie zal de verwerking hiervan gebeuren?
Hiermee ronden we de eerste (interne) voorbereidingsfase af en ligt de structuur van je evenement vast. Je kan op 1 A4 een bondig beeld schetsen van je geplande evenement op basis van de reden & de projecteisen, de missie (de doelgroep en doelstelling) en je budget.
Jouw contactpersoon
Communicatie en kennisdeling
Netbrede ondersteuning en ontwikkelingWillebroekkaai 36, 1000 Brussel