Het is tijd voor de echte praktische uitwerking van het evenement. Hieronder volgt een overzicht van de te ondernemen stappen en wie daarbij betrokken dient te worden.

Aankondiging

In deze fase zal je de juiste communicatiekanalen en –instrumenten kiezen voor het bekendmaken van je evenement. 

Lees hoe je dit aanpakt: praktische_uitwerking_aankondiging.docx

• Ppt maken
• Persbericht maken en versturen
• Deelnemerslijst opstellen voor onthaal + eventueel aanwezigheidsattesten en evaluatieformulieren
• Deelnemersmapjes samenstellen:
• Programma
• Deelnemerslijst
• blanco papier
• aanwezigheidsattest
• evaluatieformulier
• eventueel een balpen
• nooit uitgeprinte presentaties en/of bijkomende informatie, die documenten worden enkel na afloop digitaal ter beschikking gesteld. In de mate van het mogelijke vermijden dat er mapjes worden uitgedeeld, want dit betekent een aanzienlijke meerkost en er is weinig of geen return
• Mapje maken voor de organisatoren van het evenement, met daarin alle relevante documenten:
• deelnemerslijst
• blanco-attesten
• overzicht verwachte persmensen + hun contactgegevens
• call sheet van het evenement
• …
• Een checklist maken van al het mee te nemen materiaal en tijdig bespreken met de cel logistiek zodat er voor gepast vervoer kan gezorgd worden.
• Ga na of het materiaal voordien geleverd kan worden en de dag nadien kan worden opgehaald, of gebeurt alles de dag zelf?
• Moet er parkeerplaats gereserveerd worden?
• Wanneer en waar wordt alles klaargezet zodat het materiaal gemakkelijk door de chauffeur kan meegenomen worden?
• Taakverdeling bepalen:
• wie verzorgt het onthaal?
• wie is het aanspreekpunt voor de gastsprekers, cateraar en pers?
• wie kleedt de zaal aan?
• wie test licht en geluid?
• Wie houdt de timing van het programma in de gaten?
• …