Openbaarheid van bestuur

Het personeelslid X dat niet benoemd werd heeft recht op inzage, uitleg en afschrift van het benoemingsbesluit, de beslissing en alle stukken waarop het benoemingsbesluit gebaseerd is.

Personeelslid X vraagt dus inzage in documenten die informatie van persoonlijke aard bevatten. In dit geval moet nagaan worden of X het vereiste belang heeft. Aangezien X niet benoemd werd, heeft hij/zij het vereiste belang.

Door deze documenten in te kijken kan personeelslid X zijn/haar aanspraken op de benoeming tegen die van de benoemde persoon afwegen en op grond daarvan de deugdelijkheid van de Waarom? aan een inhoudelijke kritiek onderwerpen.

Maar personeelslid X heeft geen recht op inzage in het persoonlijk dossier van personeelslid Y. Het persoonlijk dossier omvat meer gegevens dan de gegevens waarop de Raad van Bestuur zich gesteund heeft om een beslissing te nemen. De mededeling van dit volledige dossier kan afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Artikel II. 34, 2° Bestuursdecreet is hier van toepassing.

Openbaarmaking kan wel als personeelslid Y (dit is de persoon voor wie de openbaarmaking van de informatie een inbreuk vormt op zijn persoonlijke levenssfeer), alsnog instemt met de openbaarmaking.

Waarom?
Artikel II. 40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt wat onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.

De overheid moet bij de vraag op inzage de afweging maken tussen de openbaarheid van bestuursdocumenten en het vertrouwelijk karakter van die persoonsgegevens.

In artikel II. 34, 2° Bestuursdecreet wordt gesteld dat de overheidsinstanties een verzoek tot openbaarmaking afwijzen als de openbaarheid afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de openbaarmaking heeft ingestemd.

Artikel II. 39 Bestuursdecreet stelt dat de uitzonderingen geval per geval restrictief uitgelegd worden.

In de memorie van toelichting bij het bestuursdecreet wordt geteld dat artikel II. 34, 2° een absolute uitzonderingsgrond is. Dit wil zeggen dat de instantie enkel vaststelt dat de openbaarmaking afbreuk doet aan één van de in artikel II. 34 van het Bestuursdecreet opgesomde belangen. Is dit het geval, dan moet de overheid het verzoek op openbaarmaking te verlenen, weigeren.

Conclusie
De overheid moet de inzage in het persoonlijk dossier van personeelslid Y weigeren, "tenzij de betrokken persoon met de inzage, de uitleg of de mededeling in afschrift heeft ingestemd".

Ja, ouders van een minderjarige leerling hebben recht op een kopie van de genomen beslissing en van het tuchtdossier, na eerst inzage gevraagd te hebben en toelichting gekregen hebben. Pas nadien kunnen de ouders hun kopierecht uitoefenen (zie het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school).

Waarom?
Volgens artikel II.31 van het Bestuursdecreet zijn de overheidsinstanties verplicht aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen of er een afschrift van te overhandigen, of er uitleg over te verschaffen.

Zodra de leerling meerderjarig is hebben de ouders slechts recht op inzage indien de leerling hiervoor toestemming geeft.

Maar ingevolge het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school moeten de ouders eerst recht op inzage in deze documenten vragen en hierover toelichting gekregen hebben vooraleer ze hun kopierecht kunnen uitoefenen.
(de desbetreffende bepalingen aangaande de toegang tot leerlingengegevens werd geïmplementeerd in artikel 123/7 Codex SO en in artikel 37 §1, 7° decreet basisonderwijs).

Conclusie
De ouders moeten eerst inzage vragen en toelichting krijgen over de leerlingengegevens en pas nadien kunnen ze hun kopierecht uitoefenen. De school kan in principe voor de overhandiging van de kopie geen kostprijs meer vragen en dit in toepassing van de AVG.

In principe mag voor de overhandiging van een kopie geen kostprijs gevraagd worden. Enkel wanneer het verzoek van de ouders kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter mag voor de overhandiging van een kopie de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs gevraagd worden of mag er geweigerd worden gevolg te geven aan dit verzoek. Ook wanneer de ouders om bijkomende kopieën verzoekt, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.

Ja, ouders of meerderjarige leerlingen hebben recht op een kopie van de testen, na eerst inzage gevraagd te hebben en toelichting gekregen te hebben. Pas nadien kunnen de ouders hun kopierecht uitoefenen (zie het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school – art. 123/7 Codex SO).

De school is verplicht om aan de ouders van een minderjarige leerling of aan meerderjarige leerlingen die erom verzoeken na inzage en toelichting van de testen, kopieën van de testen te verstrekken.

Men heeft geen recht op kopieën van de testen van medeleerlingen tenzij deze medeleerlingen met de openbaarmaking ingestemd hebben. Vermits deze testen informatie van persoonlijke aard zijn, moeten de ouders of de meerderjarige leerlingen het vereiste belang kunnen aantonen. De ouders of de meerderjarige leerling kunnen dit belang enkel aantonen voor de testen van hun minderjarig kind of hun eigen testen. Zij hebben geen belang bij de testen van andere leerlingen.

De ouders van meerderjarige leerlingen hebben enkel op inzage in de testen van hun kind als hun meerderjarig kind hiervoor toestemming gegeven heeft.

Waarom?
De vraag om een kopie van testen te krijgen valt onder het toepassingsgebied van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, met name hoofdstuk 3 aangaande de toegang tot bestuursdocumenten. Het Bestuursdecreet coördineert meerdere decreten. O.a. het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur werd door dit Bestuursdecreet opgeheven. In dit decreet worden o.a. de algemene principes van openbaarheid van bestuursdocumenten vastgelegd. In principe zijn bestuursdocumenten openbaar.

Volgens artikel II.31 van het Bestuursdecreet zijn de overheidsinstanties verplicht aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen of er een afschrift van te overhandigen, of er uitleg over te verschaffen.
De inzage en de uitleg zijn kosteloos.

In principe mag voor de overhandiging van een kopie geen kostprijs gevraagd worden. Enkel wanneer het verzoek van de ouders kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter mag voor de overhandiging van een kopie de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs gevraagd worden of mag er geweigerd worden gevolg te geven aan dit verzoek. Ook wanneer de ouders om bijkomende kopieën verzoekt, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.

Voorbeelden hiervan zijn:
- ongegrond: kopieën vragen van testen van medeleerlingen;
- buitensporig: kopieën vragen van alle testen van de laatste 2 jaren;
- repetitieve karakter: de ouders hebben kopieën van de testen van december, van april van het lopende schooljaar reeds gevraagd en ontvangen. In juni vragen ze niet alleen de kopieën van juni maar opnieuw die van december en april. De school kan voor de kopieën van december en april een redelijke kostprijs vragen.
- bijkomende kopieën: de ouders hebben een kopie ontvangen, maar wensen nog een kopie voor hun vertrouwenspersoon.

Zodra de leerling meerderjarig is hebben de ouders slechts recht op inzage indien de leerling hiervoor toestemming geeft.

We omschrijven eerst enkel begrippen: Artikel I. 4 van het Bestuursdecreet stelt: In dit decreet wordt verstaan onder:
3° bestuursdocumenten: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie;
4° persoonsgegevens: de persoonsgegevens, vermeld in artikel 4,1) van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Artikel 4, 1) AVG: persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Artikel II. 40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt wat onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.

Het is evident dat informatie van persoonlijke aard niet zomaar kan openbaar gemaakt worden. Daarom wordt de inzagemogelijkheid ervan gekoppeld aan een nader omschreven belang (artikel II. 40 §3 Bestuursdecreet).

De vereiste van een belang is dan ook een eerste filter. Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager (de ouder) evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel de informatie, de beslissing waarop de informatie betrekking heeft; de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld.
Dat belang moet slechts worden aangetoond voor zover het gaat om andere dan milieu-informatie en voor zover de informatie van persoonlijke aard niet over de aanvrager handelt.

De ouders of de meerderjarige leerling hebben recht op de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard van hun minderjarig kind of van de meerderjarige leerling zelf.

Daarna kan het zijn dat de openbaarmaking van de informatie van persoonlijke aard moet of kan geweigerd worden omdat er één van de uitzonderingen moet of kan ingeroepen worden. Bijvoorbeeld: de school moet aan de ouders van een andere leerling de toegang tot de testen van een andere leerling weigeren.

De school is verplicht aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er een afschrift van te overhandigen of er uitleg over te verschaffen.

Het is evident dat informatie van persoonlijke aard niet zomaar kan openbaar gemaakt worden. Om die reden wordt de inzagemogelijkheid ervan gekoppeld aan een nader omschreven belang. De vereiste van een belang is dan ook een eerste filter. Daarna kan het zijn dat de openbaarmaking van informatie moet of kan geweigerd worden omdat er één van de uitzonderingen moet of kan ingeroepen worden.

Het recht voor de aanvrager om informatie van persoonlijke aard in te zien, betekent dat hij/zij in elk geval inzage mag vragen in de documenten die op hem/haar betrekking hebben.

Inzagerecht en mededeling in afschrift komt voor testen alleen toe aan iemand die een specifiek belang aantoont. Voor de leerling houdt het feit dat het over hem/haar gaat het bewijs van het bestaan van een belang in.

Ingeval van leerlingen komen deze rechten toe aan:

• de ouders van de leerling of de personen die in rechte of in feite het ouderlijk gezag uitoefenen, indien het gaat om een minderjarige leerling ofwel
• uitsluitend de leerling zelf, indien het gaat om een meerderjarige leerling.

Ingevolge het decreet van 4 april 2014 houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school moeten de ouders eerst recht op inzage in deze documenten vragen en hierover toelichting gekregen hebben vooraleer ze hun kopierecht kunnen uitoefenen.

(de desbetreffende bepalingen aangaande de toegang tot leerlingengegevens werd geïmplementeerd in artikel 123/7 Codex SO en in artikel 37 §1, 7° decreet basisonderwijs).

Conclusie
De ouders of de meerderjarige leerlingen moeten eerst inzage vragen en toelichting krijgen over de (eigen) leerlingengegevens en pas nadien kunnen ze hun kopierecht uitoefenen. In principe is zowel de inzage, de uitleg als het overhandigen van een kopie gratis.

Men kan bestuursdocumenten opvragen via brief, via fax, e-mail of webformulier (men moet dit schriftelijk doen). Men kan zich ook ter plaatse aan te bieden en daar een briefje invullen. Telefonische vragen komen niet in aanmerking.

In de aanvraag moet men niet uitdrukkelijk verwijzen naar het decreet openbaarheid van bestuur. Men moet evenmin vermelden waarom bepaalde informatie opvraagt.

In principe moet een aanvrager geen belang aantonen, tenzij het informatie van persoonlijke aard betreft.

Als een gevolmachtigde optreedt, bv. een advocaat, dan moet hij/zij ook de identiteit van de cliënt meedelen. Van een advocaat wordt vermoed dat hij zijn cliënt vertegenwoordigt, terwijl dat niet geldt voor anderen die in naam van de aanvrager optreden. In dat geval moet het mandaat schriftelijk aangetoond worden.

Waarom?
Artikel II. 40 Bestuursdecreet regelt de aanvraagprocedure.

Artikel II. 40 §1 Bestuursdecreet stelt dat de aanvraag ingediend wordt per brief, per e-mail, of  in voorkomend geval, webformulier.

De aanvraag bevat volgende gegevens: de naam en adres van de aanvrager, de informatie die nodig is om het gevraagde bestuursdocument te identificeren en de keuze voor inzage of afschrift. De aanvrager kan eventueel ook de vorm aangeven waarin hij de gevraagde informatie wil ontvangen.

§2. De aanvrager moet geen belang aantonen.

Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel
1° de informatie;
2° de beslissing waarop de informatie betrekking heeft;
3° de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld.

Onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.

Recht op inzage wil zeggen: dat men de bestuursdocumenten mag inzien, er uitleg over vragen en men heeft het recht om er een kopie (afschrift) van te ontvangen. De inzage en uitleg zijn altijd kosteloos. En principe mag voor de overhandiging van een kopie geen kostprijs gevraagd worden.

Waarom?
Artikel II. 31 Bestuursdecreet stelt dat overheidsinstanties verplicht zijn aan iedereen die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er een afschrift van te overhandigen of er uitleg over te verschaffen.

In principe mag voor de overhandiging van een kopie geen kostprijs gevraagd worden. Enkel wanneer het verzoek van de ouders kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter mag voor de overhandiging van een kopie de betaling van een bedrag op basis van een redelijke kostprijs gevraagd worden of mag er geweigerd worden gevolg te geven aan dit verzoek. Ook wanneer de ouders om bijkomende kopieën verzoekt, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Er kan enkel een redelijke kostprijs gevraagd worden met behoud van de toepassing van artikel 12, lid 5, en artikel 15, lid 3 van de algemene verordening gegevensbescherming.

Een document dat nog niet af is of onvolledig is, hoeft niet te worden vrijgegeven. Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden verschilt van document tot document.

Waarom?
Artikel II. 33 Bestuursdecreet stelt dat de overheidsinstanties, vermeld in artikel 28 §1, een aanvraag mogen afwijzen: 2° als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn.

In de memorie van toelichting wordt gewezen op het onderscheid tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten.

Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze definitieve status hebben gekregen, dit wil zeggen dat ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van de procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn.

Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn ze vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen.

Documenten die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(-s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Bijvoorbeeld: een document dat wordt opgesteld door een groep personen, zal slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document moet veranderd worden; dit sluit echter niet uit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn als gevolg van nieuwe omstandigheden.

Verslagen van vergaderingen zijn bestuursdocumenten en kunnen dus opgevraagd worden.

Afhankelijk van de aard van de vergadering en van het verslag. Een voorbeeld: het verslag bevat vertrouwelijke elementen, bv. namen van ambtenaren, hun persoonlijk standpunt, of beleidsinformatie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de besluitvorming niet in het gedrang te brengen. In dit geval kan het verslag gedeeltelijk openbaar gemaakt worden, dat wil zeggen met weglating van de vertrouwelijke gegevens.

Bij de beslissing tot gedeeltelijke openbaarheid moet aangegeven worden waar bepaalde informatie werd achtergehouden en welke uitzonderingsgronden hiervoor werden ingeroepen.

Waarom?
Artikel II. 45. §2 Bestuursdecreet stelt dat als een bestuursdocument gedeeltelijk openbaar gemaakt wordt als informatie waarop een uitzondering van toepassing is, of samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar gemaakt kan worden, te scheiden van de andere informatie.

In dit geval vermeldt de instantie uitdrukkelijk in haar beslissing dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar mag worden gemaakt. Ze geeft zoveel mogelijk aan op welke plaatsen informatie is weggelaten en op grond van welke bepaling dit gebeurde.

 

Men kan enkel de openbaarmaking van bestuursdocumenten vragen. Er kan slechts sprake zijn van een bestuursdocument voor zover de informatie zich op een drager bevindt. Aldus vallen onder het begrip bestuurshandelingen 'schriftelijke stukken, geluids- en beeldopnamen met inbegrip van de gegevens vervat in geautomatiseerde informatieverwerking, notulen, statistieken, administratieve richtlijnen, omzendbrieven, contracten en vergunningen, examenscohiers, enz. waarover een overheid beschikt.

Het feit dat het gevraagde als een bestuursdocument wordt beschouwd, betekent echter niet dat het gevraagde automatisch openbaar moet worden gemaakt: de overheid kan immers uitzonderingsgronden inroepen, bv. als het document vertrouwelijke gegevens bevat.

De aanvraag tot inzage in bestuursdocumenten moet betrekking hebben op bestaande documenten. Met bestaande documenten wordt dus ook bedoeld dat de overheid niet verplicht kan worden om documenten te verwerken of te analyseren.

Waarom?
Artikel I. 4, 3° van het Bestuursdecreet stelt dat een bestuursdocument: alle informatie is , ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie.

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen (artikel II. 31 Bestuursdecreet)

Wie documenten opvraagt, moet geen belang aantonen en moet hiervoor geen verantwoording geven.

Behalve indien de aanvrager de openbaarmaking vraagt van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt (bv.: examens, evaluatieverslag, documenten in verband met een bevorderingsronde: die documenten die tot de beslissing vaste benoeming geleid heeft, …).

Van het aantonen hiervan wordt vrijgesteld degene waarover het document handelt.

Gaat om informatie van persoonlijke aard, dan moet worden nagegaan of de aanvrager het vereiste belang heeft. Want de openbaarheid van informatie van persoonlijke aard wordt gekoppeld aan het aantonen van een belang. Dit belang moet beschouwd worden als een ontvankelijkheidsvereiste voor de openbaarheidsaanvraag waaraan in eerste instantie moet voldaan zijn.

Als het om bestuursdocumenten gaat moet nagegaan worden of de gevraagde documenten van persoonlijke aard zijn.

Waarom?
In principe zijn bestuursdocumenten openbaar, behalve wanneer de openbaarmaking ervan niet opweegt tegen één van de uitzonderingen. De uitzonderingsgronden zijn vermeld in de artikelen II. 33 t.e.m. II. 39 van het Bestuursdecreet. Dit heeft tot gevolg dat iedereen de openbaarmaking van bestuursdocumenten kan vragen.

Artikel II. 40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt wat onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.

De persoon die inzage vraagt in bestuursdocumenten moet geen belang aantonen, behalve als hij/zij om de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard verzoekt (artikel 40 §3, 2de lid van dit decreet).