Ja, je hebt (recht op) een GO! account en toegang tot GO! pro.
Contacteer de personeelsdienst van het Huis van het GO!.
Unit4 Financials by Coda
Coda is een web-based toepassing voor financieel management. Het financiële management informatiesysteem zorgt ervoor dat de financiële processen (van accounting tot rapportering en analyse) efficiënt verlopen en financiële informatie gemakkelijk op te vragen is. Het systeem is een efficiënt en flexibel werkinstrument maar ook een transparant informatiesysteem. Het biedt de mogelijkheid om te consolideren op verschillende niveaus.
Coda biedt een antwoord op de wensen van de centrale administratie van het GO! en combineert de behoefte van een centrale en decentrale grootboekadministratie.
Coda is een belangrijk systeem voor de financieel medewerker(s) van de scholengroepen. Je komt er dagelijks mee in aanraking. Je gebruikt het systeem voor een analytische boekhouding waarin het mogelijk is om volgens het Minimum Analytisch Stelsel (MAS) te werken. Je kan in het systeem aankopen en verkopen registreren en boeken.
MAR en MAS
Het Minimum Algemeen Rekeningstelsel [MAR] is het wettelijk voorgeschreven rekeningenschema voor het voeren van een boekhouding in een onderneming. Boekingsregels worden naar aard onderverdeeld in de zeven klassen van het rekeningenstelsel.
De kosten en opbrengsten van elke scholengroep en van het centrale niveau worden ook geboekt op grond van de kostenplaatsen waarop ze betrekking hebben. Dit Minimum Analytisch Stelsel [MAS] is aangepast aan de aard en omvang van de activiteiten van de scholengroepen en het centrale niveau. Het MAS moet minimaal toelaten om zowel de te verantwoorden middelen vanuit het departement Onderwijs als de specifiek toegekende en/of toegewezen middelen aan instellingen te staven. De boekhoudsleutel in Coda voorziet voor de scholengroepen zeven elementen waaraan de verschillende niveaus van kostenplaatsen gekoppeld zijn.
Diverse modules
De software CODA bestaat uit diverse modules:
de module Financials
deze kernmodule omvat het beheer van grootboek, klanten, leveranciers, analytische boekhouding, budgettering, betalingen, enz.
de module Billing
maakt grootschalige factureringsprocessen efficiënter en beter beheersbaar.
de module Procurement
is er voor het beheer van verplichtingen. Het zorgt voor controle over budgetten, bestelaanvragen en vastgestelde voorwaarden in Financials.
de module Invoice Matching
voor de invoer van ontvangen facturen en het afletteren met de oorspronkelijke bestelling/levering.
de module Assets
om te werken met een groot volume activa.
de module Administration
biedt de mogelijkheid om gebruikers en bevoegdheden te onderhouden.
Integratie met Microsoft Excel
Er bestaat ook een krachtige integratie met Microsoft Excel met de invoegtoepassing CODA-XL om gegevens van Financials te exporteren, te bewerken, weer te geven en in te voeren in de bekende Excel-omgeving. Via CODA-XL kan je een begroting invoeren in het systeem en kan je budgetverschuivingen en –verhogingen uitvoeren.
Tenslotte voorziet het systeem ook rapportering. Je vindt er wettelijk verplichte rapporten zoals de balans en resultatenrekening, maar ook rapporten tot op regeldetail, die de dagelijkse werking vergemakkelijken. Je kan de rapporten ook exporteren naar een Microsoft omgeving om ze verder te analyseren. Als algemeen directeur of directeur van een entiteit kan je gemakkelijk informatie opvragen. Deze informatie kan zo gedetailleerd zijn als je zelf wil, van regeldetail tot saldi per grootboek of rekeningklasse.
Bevoegdheden per niveau
Gebruikers met bevoegdheden van het niveau 5 kunnen enkel worden aangemaakt door GO! centraal. De aanvraag gebeurt via e-mail: helpdesk-coda@g-o.be. Onderliggende bevoegdheden liggen onder het beheer van de scholengroepen en kunnen aangemaakt worden door een financieel medewerker.
NIVEAU CODE OMSCHRIJVING
5 XXVRS Verantwoordelijke Rekenplichtige Scholengroep
5 XXFMS Financieel Medewerker Scholengroep
4 XXAD Algemeen Directeur
3 XXVRE Directeur Entiteit
3 XXFME Financieel Medewerker Entiteit
2 XXAS Aanvrager Scholengroep
2 XXAE Aanvrager Entiteit
XX wordt vervangen door het nummer van de scholengroep
FinaGO!
FinaGO! is een netbreed project. Een nieuw financieel systeem voor het hele GO! onderwijsnet wordt aangekocht. Het wordt de vervanger van het boekhoudprogramma Coda.
Doel en principes
Een marktverkenning vond plaats. Die marktverkenning toont aan dat we een nieuw financieel systeem op de markt kunnen aankopen, voor een gelijkaardige kost als het huidige systeem maar met betere functionaliteiten. We denken hierbij o.a. aan de performantie van het systeem, de gebruiksvriendelijkheid, de mogelijkheid om processen efficiënter te laten verlopen, etc..
Het in gebruik nemen van het systeem, met de standaardprocessen die voorzien zijn, en een gelijke inrichting voor het hele GO!, is een belangrijke voorwaarde. Zo kunnen we de kosten beheersen, nieuwe versies en functies makkelijk installeren, maar ook de kennisdeling en de samenwerking over scholengroepen heen en met de centrale diensten bevorderen.
Leidende principes door de Managementraad (MARA) omschreven:
- 1 financieel systeem voor het GO! netbreed.
- De financiële processen worden max. geïntegreerd in 1 financieel systeem. Financiële randapplicaties kunnen enkel nog wanneer het proces niet in het financieel systeem wordt ondersteund.
- Geen maatwerk maar een standaardoplossing, standaardprocessen en een gelijke inrichting.
Plan van aanpak
5 grote fasen kenmerken het project:
- De marktverkenning (reeds gebeurd)
- De voorbereiding met de opmaak van het bestek (tot december 2023)
- De publicatie en gunning (najaar 2024)
- De voorbereiding van implementatie bij 26 scholengroepen en de centrale diensten
- Live gaan in het nieuwe financieel systeem
Projectgroep
- Hans Deconinck, algemeen directeur van GO! scholengroep Fluxus, en Dirk Mechelaere, het afdelingshoofd organisatieondersteuning bij de centrale diensten, zijn sponsor van dit project.
- Daarnaast volgt de MARA het project nauw op.
- Björn Vaes is aangesteld als projectleider en zal samen met een kernteam (financiële experten van de scholengroepen en de centrale diensten) de voorbereidende fases begeleiden.
- Gartner blijft als externe partner dit proces begeleiden en ondersteunen.
- De financieel verantwoordelijken in de scholengroepen zullen we actief betrekken bij dit project.
- In elke scholengroep zal een SPOC, een aanspreekpunt zijn. Zij treden ook op als ambassadeur van het project. Ze zullen later ook het implementatietraject coördineren en begeleiden.
Toegang en hulplijnen
Het financieel systeem Coda bereik je via:
https://u4f.unit4cloud.com/be_u4f_ggo_prod/
Ondersteuning: helpdesk-coda@g-o.be
De testomgeving van Coda bereik je via:
https://u4f-preview.unit4cloud.com/be_u4f_ggo_prev/
Daarop kan je testen uitvoeren zonder effect op de productie-omgeving met dezelfde logingegevens.
Ondersteuning: helpdesk@g-o.be
Je kan ouderdomsrapporten uit de gegevens in Coda opvragen via de applicatie Superset:
https://data.g-o.be/dashboard/list/.
Kies daarin het dashboard "Financieel".
Ondersteuning: helpdesk@g-o.be
De GO! bus is een link tussen Coda en andere softwaretoepassingen.
Ondersteuning: helpdesk@g-o.be