Informatie voor de financiële cel van de scholengroep

CODA 

CODA is een web-based toepassing voor financieel management. Het financiële management informatiesysteem zorgt ervoor dat de financiële processen (van accounting tot rapportering en analyse) efficiënt verlopen en financiële informatie gemakkelijk op te vragen is. Het systeem is een efficiënt en flexibel werkinstrument maar ook een transparant informatiesysteem. Het biedt de mogelijkheid om te consolideren op verschillende niveaus.  
 

De software CODA bestaat uit diverse modules:

  • de module Financials
    deze kernmodule omvat het beheer van grootboek, klanten, leveranciers, analytische boekhouding, budgettering, betalingen, enz.
  • de module Billing
    maakt grootschalige factureringsprocessen efficiënter en beter beheersbaar.
  • de module Procurement
    is er voor het beheer van verplichtingen. Het zorgt voor controle over budgetten, bestelaanvragen en vastgestelde voorwaarden in Financials.
  • de module Invoice Matching
    voor de invoer van ontvangen facturen en het afletteren met de oorspronkelijke bestelling/levering.
  • de module Assets
    om te werken met een groot volume activa.
  • de module Administration
    biedt de mogelijkheid om gebruikers en bevoegdheden te onderhouden.
CODA biedt een antwoord op de wensen van de centrale administratie van het GO! en combineert de behoefte van een centrale en decentrale grootboekadministratie.
CODA is een belangrijk systeem voor de financieel medewerker(s) van de scholengroepen. Je komt er dagelijks mee in aanraking. Je gebruikt het systeem voor een analytische boekhouding waarin het mogelijk is om volgens het Minimum Analytisch Stelsel (MAS) te werken. Je kan in het systeem aankopen en verkopen registreren en boeken.
Er bestaat ook een krachtige integratie met Microsoft Excel met de invoegtoepassing CODA-XL. Je kan zo gegevens van Financials exporteren, bewerken, weergeven en invoeren in de bekende Excel-omgeving. Via CODA-XL kan je een begroting invoeren in het systeem en kan je budgetverschuivingen en –verhogingen uitvoeren. Tenslotte voorziet het systeem ook rapportering. Je vindt er wettelijk verplichte rapporten zoals de balans en resultatenrekening, maar ook rapporten tot op regeldetail, die de dagelijkse werking vergemakkelijken. Je kan de rapporten ook exporteren naar een Microsoft omgeving om ze verder te analyseren.
Als algemeen directeur of directeur van een entiteit kan je gemakkelijk informatie opvragen. Deze informatie kan zo gedetailleerd zijn als je zelf wil, van regeldetail tot saldi per grootboek of rekeningklasse.
Gebruikers met bevoegdheden van het niveau 5 kunnen enkel worden aangemaakt door GO! centraal. Dit vraag je aan door te mailen naar  helpdesk-coda@g-o.be. Onderliggende bevoegdheden liggen onder het beheer van de scholengroepen en kunnen aangemaakt worden door een financieel medewerker. Hoe je dit kan doen vind je in de handleiding Inrichtingstraining (zie hieronder onderdeel HANDLEIDINGEN CODA op www.g-o.be/sgrinfo).
 
NIVEAU ​CODEOMSCHRIJVING
​5​XXVRS ​Verantwoordelijke Rekenplichtige Scholengroep
​5​XXFMS​Financieel Medewerker Scholengroep
​4​XXAD ​Algemeen Directeur
​3​XXVRE​Directeur Entiteit
​3XXFME​​Financieel Medewerker Entiteit
​2​XXAS​Aanvrager Scholengroep
​2​XXAE​Aanvrager Entiteit
XX wordt vervangen door het nummer van de scholengroep
 
De CODA web-based toepassing bereik je via:
CONTACT gebruikersbeheer: helpdesk-coda@g-o.be.
 
De financiële cel van de scholengroep kan enkele uniforme rapporten opvragen via het SAP BusinessObjects BI-startpunt:
CONTACT gebruikersbeheer: helpdesk@g-o.be.  
 
GO!BUS is een link tussen CODA en andere programma's:
http://gobus.g-o.be/.
CONTACT gebruikersbeheer: helpdesk@g-o.be.
 

HANDLEIDINGEN CODA op www.g-o.be/sgrinfo

Op de portaalsite Financiën, rubriek 'Financiële informatie scholengroepen', vind je allerlei informatie om je wegwijs te maken in CODA.
Deze portaalsite is enkel raadpleegbaar door de algemeen directeur en de financiële cel van de scholengroep. Voor het aanvragen van logingegevens raadpleeg je de  rubriek 'Ondersteuningsaanbod' onder het thema Financiën, rubriek 'Budgettair en Financieel Toezicht'.
 
Na het inloggen vind je in de rubriek CODA een subrubriek 'Inrichting CODA'. Hier vind je de handleiding 'Inrichtingstraining' en meer informatie over het aanmaken van nieuwe stambestanden zoals gebruikers, leveranciers, klanten, bankrekeningen, aankoop- en verkoopfacturen.
 
De subrubriek 'Handleidingen CODA' helpt je op weg in verschillende topics zoals het aankoopproces, het verkoopproces, het opladen van budget, het aanmaken van activa en het opvragen van rapporten. Voor specifieke probleempjes waarvan we regelmatig een melding krijgen, zoals het annuleren van een bestelbon of correctieboekingen met assets, bestaat de map 'FAQ'. Ga hier zeker eens rondneuzen. In de map 'Excelsjablonen' vind je de sjablonen voor CODA-XL.  

MAR en MAS 

Het Minimum Algemeen Rekeningstelsel [MAR] is het wettelijk voorgeschreven rekeningenschema voor het voeren van een boekhouding in een onderneming. Boekingsregels worden naar aard onderverdeeld in de zeven klassen van het rekeningenstelsel.  
 
De kosten en opbrengsten van elke scholengroep en van het centrale niveau worden ook geboekt op grond van de kostenplaatsen waarop ze betrekking hebben. Dit Minimum Analytisch Stelsel [MAS] is aangepast aan de aard en omvang van de activiteiten van de scholengroepen en het centrale niveau. Het MAS moet minimaal toelaten om zowel de te verantwoorden middelen vanuit het departement Onderwijs als de specifiek toegekende en/of toegewezen middelen aan instellingen te staven. De boekhoudsleutel in CODA voorziet voor de scholengroepen zeven elementen waaraan de verschillende niveaus van kostenplaatsen gekoppeld zijn.