Men kan bestuursdocumenten opvragen via brief, via fax, e-mail of webformulier (men moet dit schriftelijk doen). Men kan zich ook ter plaatse aan te bieden en daar een briefje invullen. Telefonische vragen komen niet in aanmerking.
In de aanvraag moet men niet uitdrukkelijk verwijzen naar het decreet openbaarheid van bestuur. Men moet evenmin vermelden waarom bepaalde informatie opvraagt.
In principe moet een aanvrager geen belang aantonen, tenzij het informatie van persoonlijke aard betreft.
Als een gevolmachtigde optreedt, bv. een advocaat, dan moet hij/zij ook de identiteit van de cliënt meedelen. Van een advocaat wordt vermoed dat hij zijn cliënt vertegenwoordigt, terwijl dat niet geldt voor anderen die in naam van de aanvrager optreden. In dat geval moet het mandaat schriftelijk aangetoond worden.
Waarom?
Artikel II. 40 Bestuursdecreet regelt de aanvraagprocedure.
Artikel II. 40 §1 Bestuursdecreet stelt dat de aanvraag ingediend wordt per brief, per e-mail, of in voorkomend geval, webformulier.
De aanvraag bevat volgende gegevens: de naam en adres van de aanvrager, de informatie die nodig is om het gevraagde bestuursdocument te identificeren en de keuze voor inzage of afschrift. De aanvrager kan eventueel ook de vorm aangeven waarin hij de gevraagde informatie wil ontvangen.
§2. De aanvrager moet geen belang aantonen.
Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel
1° de informatie;
2° de beslissing waarop de informatie betrekking heeft;
3° de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld.
Onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.