Een document dat nog niet af is of onvolledig is, hoeft niet te worden vrijgegeven. Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden verschilt van document tot document.
Waarom?
Artikel II. 33 Bestuursdecreet stelt dat de overheidsinstanties, vermeld in artikel 28 §1, een aanvraag mogen afwijzen: 2° als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn.
In de memorie van toelichting wordt gewezen op het onderscheid tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten.
Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze definitieve status hebben gekregen, dit wil zeggen dat ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van de procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn.
Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn ze vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen.
Documenten die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(-s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Bijvoorbeeld: een document dat wordt opgesteld door een groep personen, zal slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document moet veranderd worden; dit sluit echter niet uit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn als gevolg van nieuwe omstandigheden.